Innovativ arbeiten – mit Lexware Office Geschäftsprozesse effizient gestalten.

Die Leidenschaft wurde zum Beruf – und gleich vernünftig organisiert

Carola Heine: Lieber Jan, du hast erzählt, dass sich der Umgang mit Altholz aus einem Hobby entwickelt hat. Was hast du denn vorher gemacht und wie ist es passiert, dass du dann sogar eine Firma gegründet hast?

Jan Knopp: Ich komme aus einer handwerklich sehr begabten Familie und habe in meiner Freizeit schon immer gebastelt oder irgendwas gebaut.

Bei meiner Berufswahl habe ich mich zuerst in die Gastronomie orientiert und Hotelfachfmann gelernt. Jedoch bin ich nicht lange in der Gastronomie geblieben, weil es nicht so mein Pflaster war. Daher habe ich umgeschult, mich weiterentwickelt und bin in den Außendienst gewechselt.

Da war ich dann lange Zeit bei einem sehr großen Schraubenlieferanten, danach bei einer Automarke ebenfalls im Vertrieb. Als Ausgleich zu meiner Vertriebstätigkeit habe ich angefangen mit Holz zu arbeiten, alles nur so als Hobby.

Bei einer Tour durch den Schwarzwald habe ich diese wunderschönen Scheunen entdeckt mit deren einzigartigem Holz, welches eine unglaublich charaktervolle Oberfläche hat. Dann habe ich versucht, an dieses besondere Altholz ranzukommen. Das hat funktioniert und ich habe angefangen, so ein bisschen zu experimentieren. Denn zu dieser Zeit war ich auch gerade dabei mein eigenes Haus umzubauen und habe dabei sehr viel aus altem Holz gemacht.

Dann kam es so, wie es kommen musste: Bekannte und Freunde fanden es ganz toll, was ich da gemacht habe, also habe ich die Altholzarbeiten auf meinen Bekannten- und Verwandtenkreis ausgeweitet, bis dann irgendwer gekommen ist und gesagt hat „Alles super, das würde ich auch gerne haben – aber du musst mir eine Rechnung dafür schreiben.“

Also habe ich ein Kleingewerbe angemeldet und neben meinem Hauptberuf abends, nachts und am Wochenende in meiner Garage gestanden und gewerkelt. Das ging so weit, dass ich Tag und Nacht gearbeitet habe. Irgendwann streikt dann der Körper und ich habe gemerkt, dass ich eine Entscheidung treffen muss. So fiel die Entscheidung, dass ich meiner Leidenschaft mit Altholz zu arbeiten nachgehen und es ausbauen möchte. Am 1. Mai 2017 habe ich mich komplett selbständig gemacht.

Carola Heine: So kommt es, dass Ihr wunderschöne Tische und tolle Schiebetüren macht und Wohnaccessoires und eure Wandverkleidungen verzaubern jeden Raum. Aber wo kommt jetzt die digitale Buchhaltung her?

Jan Knopp: Sofort am Anfang, als mein Bekannter von mir eine Rechnung wollte, habe ich mich schlau gemacht, was man alles braucht, um eine ordentliche Rechnung zu schreiben. Wenn man das googelt, findet man alles Mögliche, aber das war mir alles viel zu heiß.

Ich habe gedacht „jetzt schreibe ich 567 Rechnungen und nachher waren die alle falsch und es kommt die große Klatsche“ und so habe ich mich auf die Suche nach einem Programm begeben, bei dem ich als Laie gut aufgehoben bin, ich sicher sein kann, dass alles korrekt ist und welches einfach zu bedienen ist.
So bin ich auf Lexware Office gestoßen.

Für mich war es natürlich auch beruhigend, dass Lexware dahintersteht. Lexware kannte ich bereits, da ich aus der Freiburger Region komme – aber auch überregional steht Lexware für verlässliche Qualität und Lexware Office somit auch. Also habe ich mich da einfach total sicher und gu

Carola Heine: Gleich vernünftig anzufangen mit einer Unternehmenslösung ist auch um ein Vielfaches sinnvoller als Gewurschtel mit Excel und Co.

Inzwischen bist du ja schon lange nicht mehr alleine. Wie viele Mitarbeiter hast du in deiner Firma?

Jan Knopp: Wir sind sieben Vollzeitmitarbeiter und acht Aushilfen, die ich steuern muss. Und wie du richtig sagst, waren die ersten Empfehlungen tatsächlich, das alles mit Excel oder Word zu machen. Bei solchen Themen achte ich jedoch grundsätzlich darauf, dass alles vernünftig, qualitativ hochwertig, sinnvoll und nachhaltig umgesetzt werden kann. Und ganz wichtig ist, dass es mich im Alltag unterstützt und nicht blockiert.

Carola Heine: Ein sehr wichtiger Punkt. Darüber sprichst du ja auch mit uns auf der lexpresso, oder vielmehr darüber, wie man eben ganz bestimmt nicht blockiert wird durch administrative Abläufe, wenn man die richtigen Tools einsetzt. Was erzählst du uns da denn?

Jan Knopp: Im Grunde genommen die ganze Usability von Lexware Office in meinem Alltag. Ich selbst bin ja mittlerweile weniger derjenige, der ein Angebot schreibt, der Lieferscheine erstellt oder auch die Schlussrechnung erstellt: Was Lexware Office alles wunderbar abbildet.

Aber mir geht es mehr um die Tricks und Kniffe, die so zwischendurch passieren. Der neue Kundenmanager zum Beispiel. Immer ein aktuelles Update, wann welcher Kunde etwas braucht, was er gesagt hat, wann er angerufen hat oder welches Dokument er erhalten hat.

Ich finde die Lexware Office App wahnsinnig gut. Die benutze ich wirklich oft. Da gehe ich rein und checke einfach mal zwischendurch meinen Kontostand, die Auftragslage, die ausstehenden Rechnungen, ob alle Mahnungen geschrieben wurden oder ob eine Rechnung überfällig ist, die ich noch erhalten habe?
Es gibt wahnsinnig viele Tricks und Kniffe, die ich im Alltag schnell und einfach über die Cloud-Lösung anwenden kann. Die App unterstützt mich da wirklich sehr, weil ich auch viel unterwegs bin.

Carola Heine: Das ist super, denn praktische Einblicke in echte Unternehmen sind natürlich noch mal eine ganz andere Geschichte, als wenn man nur ohne Anwendungsbeispiel aus der Praxis über die schicken Features der App spricht.

Danke für deine Zeit.