Effizient und entspannt im Home-Office dank Zeiterfassung

Zeiterfassung ermöglicht Dir schnell erstellte und transparente Abrechnungen – du behältst den Überblick über deinen eigenen Aufwand oder den deiner Mitarbeiter und kannst produktive Zeiten erfassen, besser kalkulieren und mühelos abrechnen.

Wenn die Zeiterfassung wie im Fall von clockodo dann noch in Lexware Office integriert ist und Du Arbeitszeiten direkt in Rechnungen überführen kannst, verfügst Du über ein starkes Werkzeug, mit dem Du bestens organisiert und effizient unterwegs bist.

Wir sprachen mit Moritz Hofmann, einem der beiden Gründer und Geschäftsführer von clockodo über digitale Zeiterfassung, das Arbeiten im Home-Office und die Auswirkungen der Krise auf sein eigenes Team.

Bedarfsgerechte Zeiterfassung für kleine und mittlere Unternehmen

Carola: Hallo Moritz – vielen Dank, dass du dir heute die Zeit nimmst, mit uns über clockodo im Home-Office zu sprechen. Als ich euren Werdegang nachgelesen habe, sind mir sofort zwei Dinge aufgefallen. Erstens, dass Ihr etwas geschafft habt, das bei weitem nicht allen Start-ups gelingt: Ihr habt trotz Wachstum, Entwicklung und Wohnortwechsel immer noch eine erfolgreiche Partnerschaft und zwar inzwischen sogar von unterschiedlichen Zweigstellen aus. Das ist ein Zeichen dafür, dass Ihr etwas sehr richtig macht, wie ich finde.

Außerdem dachte ich sofort: »Wie genial, sie haben selbst eine Internet-Agentur gehabt! Das sind keine Theoretiker, die eine App am Reißbrett entwerfen – dieses Team kennt den Zeiterfassungsbedarf der Zielgruppe im Alltag und in Projekten aus eigener Erfahrung in- und auswendig.« Noch ein großer Vorteil.

Die Kunden wollten wissen, wie sich die Rechnungen zusammensetzen

Moritz: Das stimmt, so ist clockodo ja auch entstanden. Wir haben als Anbieter Online-Shops programmiert und brauchten dann selbst ein Tool, um komfortabel unsere immer detaillierter werdenden Rechnungen zu schreiben. Die Kunden haben nämlich teilweise nachgefragt, wenn eine Rechnung kam, wie diese sich zusammensetzt. Um uns und auch den Kunden greifbar und nachvollbar zu machen, was wir da abrechnen, musste etwas her, womit wir unsere eigenen Zeiten kontrollieren können.

Ganz am Anfang haben wir uns also am Bedarf von Web-Agenturen orientiert. Das hat sich aber längst geändert, mittlerweile ist unsere Zeiterfassung für alle Firmen ausgerichtet, auch auf Handwerksunternehmen und andere Unternehmen mit bis zu dreißig, vierzig, fünfzig Mitarbeitern – aber auch Freelancer. Eine Besonderheit bei uns ist, dass wirklich jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin clockodo nutzt.

Aus der rudimentären Lösung, die anfangs fast nebenher lief, ist eine immer weiter verfeinerte App geworden und seit drei Jahren tatsächlich auch das Produkt, auf das wir uns mit clickbits konzentrieren.

Müheloser Übergang ins Home-Office dank digitaler Cloud-Lösungen

Carola: Jetzt befinden wir uns ja seit ein paar Monaten im Corona-Ausnahmezustand. War das dann für euch eine große Umstellung mit dem Home-Office oder haben eure Mitarbeitenden vorher schon zuhause gearbeitet?

Moritz: Wir haben tatsächlich bis zur Krise alle ganz normal im Büro in unseren Zweigstellen gesessen und dann erst alles umgestellt. Als das alles so allmählich anfing mit Corona, hatten wir die Mitarbeiter schon gebeten, ihren Laptop abends mit nach Hause zu nehmen.

Irgendwann haben wir dann einfach an einem Sonntagabend entschieden: Ab Montag kommt keiner mehr ins Büro. Durch unsere beiden Zweigstellen sind wir ja schon passend aufgestellt gewesen. Wir haben auch sonst alle Tools online in der Cloud. Bei uns funktioniert Home-Office hervorragend.

Carola: Was erwartet denn die Teilnehmer in eurem Home-Office Webinar am 9. Juni?

Trotz räumlicher Entfernung den Überblick behalten

Moritz: Zunächst einmal ist es uns ein Anliegen, den Firmen zu zeigen, wie es konkret funktionieren kann mit dem Home-Office und die Learnings aufzeigen, die wir gemacht haben. Zum Beispiel die Vorteile von Cloud-Anwendungen aufzeigen und erklären, wie man diese Anwendungen effizient einsetzt – aber damit auch komfortabel den Kontakt zu den Mitarbeitern halten kann.

Videokonferenzen kennen ja die meisten, aber gerade in kleineren Agenturen würden die Chefs oft auch gerne wissen: Was machen meine Mitarbeiter eigentlich den ganzen Tag? Sie können ja nicht mehr einfach vorbeigehen und Hallo sagen und schauen, ob es gerade passt, dass man sich über ein Projekt unterhält. Mit clockodo kann man zum Beispiel jederzeit sehen, woran die Mitarbeiter arbeiten und wer gerade frei ist für einen Anruf oder ein spontanes Meeting oder wer Pause macht.

Andererseits ist natürlich gerade diese freie Zeiteinteilung sehr vorteilhaft, weil alle nach ihren eigenen Produktivitätsphasen arbeiten können.

Carola: Wie das alles funktioniert für alle, wie geltende Gesetze eingehalten werden, wie man mit den Clockodo Apps arbeiten kann und alle motiviert und produktiv arbeiten können, das erfahren die Teilnehmenden an eurem Webinar. Viel Erfolg!

Kostenloses Einführungsseminar:

Arbeitszeiterfassung im Home-Office am 09.06.2020