André Nünninghoff: »Die Lexware Office Apps sind genial – wie das cleane minimale Design«
Der Digitalberater aus NRW startete durch seine eigene Reise zum papierlosen Büro in die erfolgreiche Selbständigkeit als »Paperless Coach«
Inhaltsverzeichnis
Als wir den Digital Tax Native Steuerberater Christian Déak in Oberhausen besuchten, stellte er uns seinen Office-Nachbarn und Kooperationspartner vor: Die digitalisierte Steuerkanzlei und André Nünninghoff als »Paperless Coach« ergänzen sich gut. Der auf Change Management und Transformation spezialisierte Digitalberater arbeitet seit dem Jahresanfang mit lexoffice.
André Nünninghoff
Digitalberater
André unterstützt Unternehmen jeglicher Größenordnung bei der Umstellung ihrer papierbasierten Arbeitsabläufe hin zu digitalen Arbeitsprozessen und hilft damit den Unternehmen, ihre interne und externe Unternehmenskommunikation sowie Datenablage klarer und zeitsparender zu gestalten. Er sagt dazu: »Wir sorgen für Digitale Magie«.
Carola: Hey André, wir haben dich als Lexware Office User kennengelernt, weil dein Steuerberater Christian Déak so rühmlich von dir gesprochen hat. Deswegen starte ich mit einer etwas anderen Anfangsfrage: Welchen Stellenwert haben Partnerschaften und Networking für dich?
André: Partnerschaften und Networking sind der wichtigste Faktor. Mit einer guten Partnerschaft ist es wie in einer Ehe: Gemeinsam kommt man einfach viel, viel weiter. Wenn man ein kleineres Unternehmen ist, macht es natürlich Sinn, dass man sich an die größeren andockt und entsprechenden Geschäftsleuten vorgestellt wird. Da profitiert der Kleine so ein bisschen von dem Großen, wie bei einem Mentoring-Programm.
Auf Networking-Events suche ich mir einerseits die Menschen aus, die schon weiter sind als ich, das ist sehr wichtig, von ihnen kann ich viel lernen. Im Gegenzug bin ich für andere da, die Fragen haben, bei denen wiederum ich helfen kann. So habe ich selbst schließlich angefangen. Außerdem wichtig ist: Damit ein Unternehmen weiterkommt, braucht es mehr als ein geiles Produkt oder eine tolle Dienstleistung. Man muss auch die Fähigkeit haben, es nach draußen zu transportieren. Wir bekommen 95% unserer Kunden auf Empfehlung – also im Prinzip auch über Networking von anderen Kunden.
Was ist ein »Paperless Coach«?
Carola: Wie kommst du zu der Bezeichnung Paperless Coach?
André: Da muss ich kurz ausholen. Ursprünglich komme ich von der Berufsfeuerwehr, ich war Rettungsassistent, also mit dem RTW unterwegs. Ich habe damals ein kleines Gewerbe in Düsseldorf gehabt und nebenbei mit der Selbstständigkeit angefangen. 24 Stunden arbeiten, 48 Stunden frei: Da kann man Einiges reißen.
Leider hat das nicht funktioniert. Dadurch, dass die Kunden nicht kamen und mir praktisch freie Zeit geschenkt haben, konnte ich mich mit dem papierlosen Büro beschäftigen. 2014 habe ich einen Blogbeitrag über meine eigene Reise zum papierlosen Büro veröffentlicht, was das c’t Computermagazin 2015 aufgeschnappt hat. Dann habe ich angefangen, meinen Gewerbeschein umzuändern und Beratungsleistungen anzubieten. So habe ich angefangen, kleine- und mittelständische Unternehmen dabei zu unterstützen ihre Prozesse digital zu straffen und ganz nebenbei viel Papier einzusparen.
Ich habe experimentiert, damit die Andern nicht experimentieren müssen. Ich habe also mit Steuerberatern gesprochen, mit Rechtsanwälten und dem Finanzamt. Was geht, was darf man? 2014, 2015, 2016 war das ja noch eine ganz andere Informationslage als heutzutage. So bin ich an meinen damaligen Geschäftspartner gekommen, der sagte, “Mensch, André, das papierlose Büro ist die Zukunft. Sollen wir nicht ab 2016 was zusammen machen?”
Carola: Wie hat dein Umfeld darauf reagiert?
André: Erst gab es eine Menge Gegenwind. Geh mal zu deiner Familie und sag ihnen, dass du einen sicheren Job bei der Feuerwehr aufgeben willst, nach dem Motto »wir verlassen die Komfortzone, wir machen jetzt Paperless«.
Aber, wenn man es nicht probiert und seine Komfortzone nicht verlässt, kann man später nicht sagen, ob es funktioniert hat. Also bin ich gestartet. Der Name “Paperless Coach” ist dadurch entstanden, dass ich bei einem Großkunden, also bei einem Konzern im internen Newsletter so vorgestellt wurde: “Da kommt der Paperless Coach und unterstützt uns”. Alle haben mich mit “Paperless Coach“ begrüßt. So ist das mit Spitznamen: Die erhält man von Anderen und sucht sie sich eben nicht selber aus 😉
Ich habe mir den Namen im Netz als Domain gesichert und so ist der Paperless Coach entstanden. Viele fragten natürlich, was der Unterschied zum Trainer und Berater sei. Für mich ist ein Trainer „one to many“, also ein voller Saal und wenig Zeit für individuelle Fragen. Der Berater ist irgendwie eine schwierige Bezeichnung, kommt da der Telekom“verkäufer“ für neue Handyverträge oder der Versicherungsmakler? Im Handwerk denken noch viele der Unternehmensberater sei der mit dem Katalog, bei dem neue Schrauben bestellt werden können. Daher passte der Coach ganz gut ins Bild. Auf Nachfrage bei einem Kunden habe ich das so erklärt, dass der Coach am Spielfeldrand einerseits begleitet, aber jederzeit auch raustritt oder einen Spieler für ein 1:1 Gespräch mit an den Rand nimmt. Wir schulen in kleinen Gruppen, um sicherzustellen, dass alle Fragen der Coachees am Ende geklärt sind.
Carola: Was war die größte Herausforderung?
André: Für uns? Etwas Neues anbieten, von dem wir zwar überzeugt waren, das sich aber erst herumsprechen musste, zum Beispiel durch die ersten Großkunden im Portfolio.
Für die Unternehmen: Change Management. Wenn wir in Unternehmen reingehen, geht es um Veränderung. In vielen Fällen möchte keiner etwas anders machen und das ist immer ein bisschen schwierig. Da hilft mir ganz viel das, was ich in der Notfallpsychologie bei der Feuerwehr gelernt habe, auch wenn es sich gemein anhört …. Aber ich betrachte sozusagen die in meinen Workshops vorne sitzenden Coachees ein bisschen wie zu umsorgende Patienten und gehe sie entsprechend an. Das hat erstaunlicherweise dazu geführt, dass der Wissenstransfer sehr gut funktioniert.
Paperless – digital arbeiten, Medienbrüche vermeiden
Carola: Wie sieht das aus, wenn Unternehmen euch beauftragen?
André: Wir schauen uns zunächst alle Prozesse im Unternehmen an. Papierbasierte und solche, die schon digital dargestellt wurden – und versuchen danach, Dinge miteinander zu verknüpfen. Zum Beispiel, den Stundenzettel nur noch digital zu führen statt auf Papier, dabei zugleich ein funktionierendes Personalmanagement einzubauen, wo ganz nebenbei Urlaubsverwaltung sowie Reisekosten digital dargestellt werden können. Alles soll möglichst miteinander verbunden werden.
Für uns ist es wichtig, Medienbrüche zu vermeiden. Wenn eine Rechnung von Amazon per E-Mail kommt, dass sie nicht ausgedruckt und abgestempelt, unterschrieben und wieder eingescannt wird, denn damit geht viel Zeit drauf. Wir argumentieren auch damit: Dass Unternehmer 30% Lohnkosten einsparen können, von den Opportunitätskosten brauche ich gar nicht mehr anfangen. Das ist möglich, wenn man die Prozesse digital miteinander verbindet und strafft.
Was vielleicht noch spannend ist: Wir haben keine eigene Software und keine eigene Hardware. Wir sind selber Kunde bei verschiedenen Dienstleistern – wir sind sozusagen die App-Hunter.
Eine Analyse vorab ist daher wesentlich. Den Mitarbeitern eine neue Software hinzustellen, das löst nämlich nicht automatisch die internen Prozesse, die dranhängen. Wie der Chef von O2-Telefonica gesagt hat, “Wenn Sie einen scheiß Prozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.” Dann wird die Software nicht benutzt und dann macht man das so wie immer; die Führung wundert sich, warum viel Geld ausgegeben wurde, aber sich nichts geändert hat.
Wir erfragen also beim Kunden einen Ist-Zustand, wie sieht‘s denn gerade aus? Wo brennt die Hutschnur, was geht gar nicht? Und natürlich: Wo möchte der Kunde hin, also in den Soll-Zustand. Das ist wie bei einer Anamnese beim Arzt. Zwischen Ist und Soll befindet sich meistens das Tal des Todes. Das ist der Bereich, wo auch häufig Kunden zu uns kommen mit dem Text: “Wir haben schon mal angefangen, wissen aber nicht ganz genau, was wir da tun und haben irgendwie ein ungutes Gefühl”. Deswegen steht in unseren Angeboten nicht umsonst, dass wir Krisenbegleiter sind 🙂
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»Bei Lexware Office ist alles wunderbar ohne Umwege miteinander verknüpft«
Carola: Als App-Hunter habt ihr für euch selbst Lexware Office entdeckt.
André: Richtig. Wir arbeiten mit Lexware Office seit Anfang des Jahres. Was mir an eurer App besonders gut gefällt, ist das cleane und minimale Design auf Desktop und Smartphone: Ich komme überall schnell hin und habe nicht irgendwie 3 Millionen Menüpunkte und dann noch einen mehr. Sondern ich komme von der Rechnung zur Textvorlage ohne vorher erst rechts irgendwie Standardwerte und Textvorlage auszuwählen.
Es ist alles schön eng miteinander verknüpft. Besonders die OCR-Erkennung funktioniert besser als bei anderen Systemen – und vor allen Dingen sind die Apps genial.
Die Scan-App und die App, mit denen ich am Handy oder am iPad direkt eine Rechnung erstellen kann. Wenn ein Kunde eine Frage zu einer Abrechnung hat, öffne ich nur mein Handy, dann die existierende Rechnung, gucke mir die fragliche Position an und kann mit dem Kunden darüber sprechen. Früher wäre das gewesen: “Warte, ich fahr ins Büro, ich hol es aus dem Papierorder, ich gucke es mir nochmal an und melde mich, sobald ich dich erreiche.“ Also ein klarer Vorteil ist die schnelle und schlanke App sowie die OCR-Erkennung. Das sind für mich die Favoriten bei lexoffice.
Carola: Bei dir als hauptberuflichem App-Hunter finde ich es natürlich spannend, wie du arbeitest, welche Dienste du selbst nutzt.
André: Beruflich sind wir in der G-Suite unterwegs, der Google-Welt. Ich muss nichts installieren, ich kann von überall arbeiten. Mir ist es tatsächlich schon passiert, dass im Urlaub der Laptop kaputt gegangen ist und ich hatte trotz Urlaub noch eine Videokonferenz – du weißt, wie es als selbständiger Unternehmer so ist. Die Videokonferenz konnte ich am Handy machen, aber um das passende Angebot zu konzipieren war mir das Smartphone doch zu klein. Also bin ich in den nächsten Elektronik-Supermarkt gefahren und war nach 15 Minuten wieder komplett einsatzbereit, weil ich eben aus der Cloud heraus arbeite.
Mit meinen privaten Sachen bin ich dort auch. Ich habe auch alles schon seit längerem bei Google liegen. Früher habe ich, in meiner Experimentierzeit und darüber habe ich auch ein Buch geschrieben, mit Evernote angefangen. Darüber bin ich mit meinen Anforderungen inzwischen hinausgewachsen. Ich habe alles bei Google und bin damit sehr glücklich.
Carola: Wo fängt jemand an, der papierlos arbeiten will in Zukunft, was empfiehlst du?
André: Wer mit dem papierlosen Arbeiten anfangen möchte, hat sein Büro dank Smartphone ja quasi schon in der Tasche. Handys können heutzutage 4K-Aufnahmen machen, sind besser als einige Scanner und ich muss sie quasi mit einer entsprechenden App quasi nur über das Blatt Papier halten, schwupp ist die Tankquittung eingescannt. Was will man mehr?
Denn man sollte sich natürlich Gedanken machen, was man am Ende möchte. Wichtigster Punkt sind die Schnittstellen, das sage ich immer wieder. Die beste Buchhaltungssoftware würde nichts, nutzen wenn sie nur lokal an deinem Computer funktioniert, du sie nicht am Telefon benutzen kannst oder nicht an einem anderen Computer, weil du da mit 15 Lizenzschlüsseln und Suche danach immer wieder anfangen musst wie bei einer Windows-Installation. Ich finde, eine Software sollte möglichst betriebssystemunabhängig sein, mobil und clean und mit anderen kommunizieren.
Darauf zu achten, das wäre mein Tipp für den Einstieg ins „paperless“ Business.
»Nach meinen Workshops haben auch schon Mitarbeiter gekündigt«
Carola: Innovative Tools sind großartig und geben viel Freiheit, aber das klappt am besten, wenn man sie sich selbst aussuchen kann. Welchen Herausforderungen begegnet ihr als Digitalberater?
André: Mit Menschen arbeiten ist wahnsinnig spannend, weil jeder Charakter anders ist. Ich sehe es immer als persönliche Herausforderung, wenn ich mich mit Menschen unterhalte und die sitzen mit verschränkten Armen da, haben also ihre abneigende Haltung mit dem Gedanken, “Was will der mir denn schon da vorne erzählen?“, also wenn ich solche offensichtlichen Gegner hinterher zu meinen Best Buddies und Multiplikatoren machen kann – zu Leuten, die dann andere sozusagen mitziehen – habe ich alles richtig gemacht.
Es gibt ja immer dieses Herdenprinzip: Von zehn Leuten machen acht was und zwei stemmen sich dagegen und wollen nicht, dann läuft die Herde irgendwann, damit löst sich häufig das Problem von selber. Wir haben lernen müssen, dass tatsächlich manche Mitarbeiter lieber das Unternehmen verlassen, als etwas anders zu machen. Da kommen dann Unternehmer auf mich zu und sagen, “André, nach deinem Workshop haben zwei Leute bei uns gekündigt. Warum?”
Dazu muss ich dann sagen: Da lag schon vorher etwas im Argen. Eine Schulung, eine Software oder ein Prozess ändert nichts dran, wenn vorher schon etwas schiefläuft und der Workshop am Ende nur das i-Tüpfelchen war.
Aber die gute Meldung kam direkt danach. Der Unternehmer sagte: „Dadurch, dass wir unsere Prozesse gestrafft und digitalisiert haben, habe ich schon fünf neue Mitarbeiter.“ Leute, die echt nicht wollen, die gehen eben. Das ist okay, dafür kommen neue wieder hinzu.
Carola: Spannend. Mit so unverblümten Folgen rechnet bestimmt nicht jeder. Gab es noch weitere Überraschungen, die du nicht auf dem Schirm hattest?
Andrè: Noch so ein Aha-Moment waren die „Silver Surfer“, die etwas ältere Generation. An diese Zielgruppe gehen viele mit Vorbehalten nach dem Motto „die gehen in fünf Jahren in Rente und machen eh nix mehr“. Das ist Quatsch. Das sind meistens die Leute, die richtig Knallgas geben wollen. “Wenn du mir zeigst, was ich hier einführen muss, mach ich das.” Das dauert vielleicht länger, aber sie benutzen auch alle WhatsApp, um mit ihren Kindern und Enkeln zu schreiben. Silver Surfer sind die unterschätzte Zielgruppe. Denn da ist die super junge Generation, die schon die Technik-Nerds sind, für die das alles ganz einfach ist. Wir haben die Silver Surfer, die sagen, “Hey, ich nehm noch was mit”. Dann gibt es noch die Gruppe dazwischen, zwischen 40 und 60, das sind häufig die Leute, die sagen, “Ich mach nur Dienst nach Vorschrift. Das möchte ich gar nicht so machen.” Das ist schon wahnsinnig erstaunlich.
Wie ich schon mal erwähnt habe, gehe ich häufig aus der Sicht der Notfallmedizin oder der Notfallpsychologie da ran. In Unternehmen, die mir sagen “80% unserer Leute arbeiten digital, 20% nicht. Wir hätten gerne 100%”, wollen mir immer alle diese 20% vorstellen, die nicht digital arbeiten. Ich sage dann aber, “Nö, ich möchte gerne die 80% sehen, die es schon machen.”
Ja, aber warum denn? Ganz einfach. Die haben ja einen Grund, warum sie das anders machen und sie sind Multiplikatoren, können andere überzeugen und mitziehen. Das ist immer sehr, sehr spannend, weil ich da wahrscheinlich einen eher unorthodoxen Ansatz habe: Ich rolle das Feld quasi so ein bisschen von hinten auf.
Carola: Das klingt wirklich spannend. Vielen Dank für deine Zeit, weiter viel Erfolg und ganz viele am Ende einsichtige „Patienten“ wünschen wir dir!
