Lastenheft Vorlage

Ein Lastenheft mit Vorlage erstellen

Das Lastenheft vermindert das Risiko bei Projekten mit externen Dienstleistungen. Es sorgt dafür, dass Sie den Projektablauf immer im Blick haben und auf dem aktuellen Stand des Fortschritts sind. Dafür muss das Lastenheft aber eine sinnvolle Struktur haben. Unsere Lastenheft Vorlage ist deshalb genau richtig für Ihr Projekt.

Aufbau und Inhalt vom Lastenheft

Das Lastenheft dient einerseits dem Festhalten des Fortschritts an einem Projekt, andererseits aber auch der Definition und Konkretisierung des Projekts an sich. Zu den größten Vorteilen eines Lastenhefts gehören diese möglichen Inhalte und Aspekte:

• Eine klare Definition der Ziele, die am Ende des Projekts stehen sollen
• Das Projekt konkretisieren und für die Mitarbeiter:innen greifbar machen
• Schwachstellen deutlich erkennbar machen, damit sie umgangen oder bestenfalls ausgemerzt werden können
• Auftragnehmer:innen die Anforderungen deutlich darstellen
• Ein Vergleich zwischen den Preisen der Auftragnehmer:innen
• Hinweise auf die Zeitersparnis
• Reduzierung von Missverständnissen durch den gleichen Kenntnisstand aller Beteiligten
• Ein konsistenter Ablauf des Projekts
• Schnittstellen werden deutlich erkennbar oder sogar hervorgehoben
• Prozesse werden effizienter gestaltet
• Die Produktivität wird gesteigert

Wie diese Übersicht schon zeigt, ist das Erstellen eines detaillierten Lastenhefts viel Arbeit. Allerdings lohnt sich der Aufwand und die Zeit, denn so haben alle Arbeiter:innen an dem entsprechenden Projekt sozusagen einen ständig verfügbaren Wegweiser zu Hand. Außerdem zeigt es externen Auftragnehmer:innen, dass Sie genau wissen, was Sie von dem Projekt erwarten und hilft diesen zudem, sich auf das Projekt perfekt vorzubereiten.

Mit unserer Vorlage haben Sie weniger Arbeit bei der Erstellung des Lastenhefts, da wir bereits einige Punkte vorformuliert haben. Sie müssen nur Ihre Angaben in das Lastenheft eintragen. Dazu haben wir an allen entsprechenden Stellen eine farbliche Markierung oder zusätzlichen einen Hinweis darauf eingefügt, was an der Stelle eine sinnvolle Ergänzung sein könnte. Auf diese Weise ist es verhältnismäßig einfach, das Lastenheft für Ihr Projekt zu erstellen.

Sie sollten sich aber trotzdem die nötige Zeit dafür nehmen, denn vor allem das Erkennen und Ausbessern von Schwachstellen, bedarf oft einer gewissen Nähe zum Projekt selbst. Konzentrieren Sie sich darauf, ein detailliertes Lastenheft zu erstellen, sparen Sie am Ende Zeit und Ressourcen.

Lastenheft: Vorlage für Projekte

Das Lastenheft für Ihr Projekt sollte alle Anforderungen beinhalten, um Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen einen Leitfaden zu geben. Das heißt aber auch, dass Sie möglichst auf messbare und klar definierbare Aspekte zurückgreifen müssen, wenn Sie das Lastenheft erstellen. Es muss für alle verständlich sein, was mit den Angaben und Anmerkungen im Lastenheft gemeint ist.

Wie detailliert und ausformuliert Sie den Inhalt gestalten, ist natürlich Ihnen überlassen. Je größer das Projekt, desto mehr Details sollten Sie einbringen. Mit einer Vorlage ist das recht simpel, weil die einzelnen Aspekte bereits vorgegeben sind.

In jedem Lastenheft sollten folgende Punkte berücksichtigt und möglichst genau beantwortet werden:

• Ausgangssituation – welches Problem soll mit dem Projekt behoben werden und warum ist das wichtig?
• Einsatzbereich – falls es sich um ein Produkt handelt, kann es wichtig sein, darauf hinzuweisen, wo dieses Produkt später eingesetzt werden soll. Bestimmte Rahmenbedingungen und Umgebungen erfordern spezielle Materialien oder Methoden, um eine gewisse Langlebigkeit zu gewährleisten.
• Funktionalität – was muss das Produkt können, wie muss es funktionieren, wie soll es aussehen? Oder was soll der erarbeitete Prozess voranbringen bzw. verändern/vereinfachen und was muss der Prozess dafür gewährleisten?
• Lieferumfang – was wird geliefert, wie viel wird geliefert, wohin wird geliefert?
• Phasen – was soll in den einzelnen Phasen des Projekts erreicht werden und ab wann geht es von einer Phase in die Nächste über? Setzen Sie Termine für das Abschließen der einzelnen Phasen.
  Offene Fragen – ist noch etwas ungeklärt, gibt es Fragen, die eventuell aufkommen könnten, sind bestimmte Aspekte noch nicht festgelegt oder komplett ausgearbeitet?
• Abnahme – wann gilt das Projekt als abgeschlossen und wer überprüft die Qualität und bestätigt den Abschluss des Projekts?

Alle Punkte sind natürlich durchgehend anpassbar. Während eines Projekts kann es immer wieder zu Änderungen der Prozesse kommen. Deshalb beinhaltet das Lastenheft eine Tabelle mit allen Änderungen, wenn es aktualisiert wird.

Lastenheft Beispiel

Ein Lastenheft ist für jedes Projekt eine sinnvolle Hilfestellung. Vor allem bei größeren Vorhaben und Projekten, die über einen längeren Zeitraum gehen, dient das Lastenheft als Nachschlagewerk und Wegweiser für alle involvierten Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen.

Ein simples Beispiel für den Nutzen des Lastenheftes ist folgendes:
Sie wollen ein neues Produkt herstellen und beziehen für dieses Produkt Bauteile von mehreren externen Dienstleister:innen.

Während der Besprechung und Beauftragung im Vorfeld kam es zu Missverständnissen. So sind manche der Bauteile nicht nach Ihren Vorstellungen angefertigt worden. Sie können das Produkt also nicht herstellen, bevor dieser Fehler nicht behoben wurde.

Das kostet Zeit und Geld und Sie müssen erneut Ihre exakte Vorstellung der Bauteile an die externen Herstellerbetriebe weiterleiten. Sie haben also Geld und Zeit verloren und im schlechtesten Fall steht erstmal größtenteils die gesamte Produktion in Ihrem Unternehmen still, weil dieses Produkt Ihr größtes Projekt gewesen wäre.

Erstellen Sie im Vorfeld ein Lastenheft, in dem Sie alle Details zum Projekt, dem Produkt und den einzelnen Bauteilen so genau wie möglich ausformuliert haben, kann dieses Missverständnis verhindert werden.

Laden Sie unsere kostenlose Vorlage einfacher herunter und tragen Sie alle Anmerkungen, Daten, Berichte und was Ihnen sonst noch einfällt an den entsprechenden Stellen ein. Mit dem Lastenheft als Fahrplan wird aus dem geplanten Projekt sicher ein Erfolg.