Vorlage Geschäftsbrief

Vorlage Geschäftsbrief

Bei der Erstellung eines Geschäftsbriefes müssen Sie einige Vorgaben beachten. Welche das sind, erklären wir Ihnen hier.

Die Definition von Geschäftsbriefen

Geschäftsbriefe sind Dokumente, die zwischen zwei Geschäftspartner:innen ausgetauscht werden. Das können zwei Unternehmen sein, aber auch ein Unternehmen und eine Privatperson. Geschäftsbriefe werden aber ausschließlich von Unternehmen versendet. Charakteristisch für den Geschäftsbrief ist der Inhalt, der immer geschäftlicher Natur ist.

Geschäftsbriefe werden sowohl auf postalischem als auch elektronischem Weg in Form von E-Mails oder PDF versendet.

Im Gegensatz zum Handelsbrief, bezieht sich ein Geschäftsbrief nicht zwingend auf ein Handelsgeschäft. Die Themenbereiche von Geschäftsbriefen sind vielseitiger und es gibt mehrere Arten.

Diese Arten von Geschäftsbriefen gibt es

Der klassische Geschäftsbrief existiert nicht in dem Sinne, dass es eine mustergültige Lösung gibt. Geschäftsbriefe können aus verschiedenen Gründen und für unterschiedliche Zwecke geschrieben und versandt werden.
Die wichtigsten Arten von Geschäftsbriefen sind folgende:

Anfrage
Eine Anfrage dient der Informationsbeschaffung. Meistens über Produkte oder Dienstleistungen eines anderen Unternehmens.

Zum Beispiel können Sie bei einem anderen Unternehmen Kataloge oder Preislisten anfragen.

Sie können aber auch eine spezielle Anfrage nach einem bestimmten Produkt und dessen Eigenschaften, Konditionen und Preise stellen.

Anfragen sind immer unverbindlich.

Angebot
Ein Angebot beinhaltet immer die Absicht, ein konkretes Produkt oder Dienstleistungen zu einem von Ihnen festgelegten Preis zu liefern bzw. zu erfüllen.

Angebote werden in der Regel angefragt. Das Angebot ist also meistens die Antwort auf eine Anfrage. Eine Anfrage kann auch die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) oder Bedingungen für Zahlungen und Lieferungen beinhalten.

Antworten Sie mit einem Angebot auf eine Anfrage, sollten Sie nicht vergessen, sich für das Interesse an Ihrem Unternehmen/Ihren Leistungen zu bedanken.

Unverlangte Angebote gehören dem Direktmarketing an und werden meistens in Form von Werbebriefen verschickt.

Angebote sind stets verbindlich.

Aufträge und Bestellungen
Ein Auftrag oder eine Bestellung sind wiederum eine Antwort auf ein Angebot.

Mit einem Auftrag oder einer Bestellung nehmen Sie das Angebot an und schließen einen Kaufvertrag ab.

Sie können aber in einem Auftrag oder einer Bestellung die Bedingungen des Angebots ändern oder anpassen. Der Kaufvertrag gilt dann erst als abgeschlossen, wenn das andere Unternehmen Ihre Änderungen bzw. Anpassungen akzeptiert.

Ein Auftrag bezieht sich für gewöhnlich auf Dienstleistungen, während Bestellungen sich auf Waren beziehen.

Auftragsbestätigung
Die Auftragsbestätigung bestätigt, dass der Kaufvertrag abgeschlossen wurde und Ihr Auftrag bearbeitet wird.

Aus rechtlicher Sicht ist eine Auftragsbestätigung zwar nur dann notwendig, wenn der oder die Auftraggeber:in das Angebot geändert oder angepasst hat, aber eine Bestätigung und Zusammenfassung der Waren oder Leistungen kann späteren Missverständnissen vorbeugen. Deshalb ist es immer sinnvoll, eine Auftragsbestätigung rauszuschicken.

Die Vorlage dafür ist der Auftrag oder die Bestellung.

Lieferschein
Ein Lieferschein enthält in der Regel eine Liste aller gelieferten Waren

Rechnung
Eine Rechnung unterliegt besonderen Formvorschriften, da sie neben Geschäftsbriefen auch Belege für die Buchhaltung darstellen.

Das Steuerrecht ist ebenfalls zu beachten, wenn es um die Gestaltung und Aufbewahrung von Rechnungen geht.

Mahnung
Bei der Mahnung handelt es sich um eine Erinnerung an eine:n Schuldner:in, dass noch Verpflichtungen offen und zu begleichen sind.

Üblicherweise verschicken Sie zuerst eine Zahlungserinnerung. Erfolgt darauf keine Reaktion, versenden Sie zwei Mahnungen im Abstand von 14 Tagen. Wenn dann immer noch keine Reaktion erfolgt, können Sie rechtliche Schritte einleiten.

Mahnungen enthalten immer eine Zahlungsfrist. Ist diese Frist abgelaufen, können Sie die nächste Mahnung rausschicken.

Zwischenbescheid
Nehmen Lieferungen oder Leistungen viel Zeit in Anspruch oder verzögern sich aus unbestimmten Gründen, können Sie Auftraggeber:innen mit einem Zwischenbescheid über die Verzögerung in Kenntnis setzen.

Können Sie Fristen nicht einhalten, ist es angemessen, Ihre Kund:innen rechtzeitig darüber zu informieren. Zudem können Sie so auch verhindern, den oder die Kund:in unnötig zu verärgern und dadurch eventuell zu verlieren.

Bitten Sie in einem Zwischenbescheid auch immer um Verständnis. Die meisten Kund:innen bringen dieses durchaus auf.

Reklamationsbearbeitung
Beschwerden oder Reklamationen sollten Sie mit einer Reklamationsbearbeitung beantworten.

Die richtige Formulierung erfordert ein wenig Fingerspitzengefühl. Nehmen Sie Ihre:n Kund:in in jedem Fall ernst und bitten Sie um Entschuldigung.

Im besten Fall bieten Sie auch Lösungsvorschläge an, um die Beschwerde bzw. Reklamation wieder gutzumachen.

Aufbewahrungsfristen für Geschäftsbriefe

Gemäß dem Handels- und Steuerrecht gelten für Geschäftsbriefe bestimmte Vorgaben für die Aufbewahrung.

Sie müssen alle Geschäftsbriefe mindestens sechs Jahre lang aufbewahren. Die Frist für die Aufbewahrungszeit beginnt mit dem Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres. Schreiben Sie also einen Geschäftsbrief am 19.07.2022, beginnt die Frist am 31.12.2022. Sie können den Geschäftsbrief sechs Jahre später, also ab dem auf den 31.12.2028 folgenden Tag, den 01.01.2029, vernichten.

Diese Aufbewahrungsfristen gelten sowohl für eingegangen Briefe von Geschäftspartnern, als auch für Kopien Ihrer versendeten Geschäftsbriefe.

Der Aufbau eines Geschäftsbriefs

Wie wir bereits festgestellt haben, gibt es verschieden Arten von Geschäftsbriefen. Dementsprechend weicht der Inhalt natürlich stark voneinander ab.

Es gibt aber einige Vorgaben und Pflichtangaben, die in jedem Geschäftsbrief zu finden sein müssen und sich aus dem Handelsrecht ergeben.

Wie bereits erwähnt, fallen Rechnungen unter das Steuerrecht. Somit gelten für Rechnungen andere Pflichtangaben.

Pflichtangaben im Geschäftsbrief
Die Pflichtangaben für den Geschäftsbrief ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch. Enthält ein Geschäftsbrief nicht alle Pflichtangaben, kann das eine Abmahnung zur Folge haben.

Zudem sind die Pflichtangaben auch von der Rechtsform abhängig. Für Einzelunternehmen und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) ohne einen Eintrag im Handelsregister, gibt es im Handelsgesetzbuch und der Gewerbeordnung keine Vorschriften für Geschäftsbriefe.

Es können aber durchaus branchenrelevante Verpflichtungen existieren. Deshalb empfehlen wir, dass Sie – unabhängig von der Branche – immer folgende Pflichtangaben in Ihren Geschäftsbriefen angeben:

• Vor- und Familienname
• vollständige Anschrift

Für die Kapitalgesellschaften Offene Handelsgesellschaft (OHG) und die Kommanditgesellschaft (KG), sowie Einzelkaufleute mit Handelsregistereintrag sind diese Angaben verpflichtend:

• Firmenname, wie im Handelsregister eingetragen
• Rechtsform (bei Einzelkaufleuten mit dem Zusatz e. K. oder e. Kfr.)
• Firmensitz
• Registergericht des Firmensitzes
• Nummer des Handelsregistereintrags

Geschäftsbriefe einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und Unternehmergesellschaften (UG) müssen folgende Angaben machen:

• Vor- und Familienname aller Geschäftsführer:innen
• Vor- und Familienname aller Stellvertreter der Geschäftsführer:innen

Für Aktiengesellschaften ergeben sich weitere Pflichtangaben aus dem Aktiengesetz.

Jeder Geschäftsbrief muss zudem unterschrieben werden.

Der Geschäftsbrief nach Norm DIN 5008

Die Norm DIN 5008 hat sich als grundlegende Norm im Büro- und Verwaltungsbereich durchgesetzt, weil sie die wichtigsten Schreib- und Gestaltungsregeln für den Aufbau und die Gestaltung von Briefvordrucken und -vorlagen umfasst. Kurz: Die Norm DIN 5008 macht Briefe übersichtlich und gut lesbar.

Die Norm DIN 5008 ist zwar nicht rechtsverbindlich, aber sie macht einen professionellen Eindruck. Schon alleine deshalb, weil alle Unternehmen sie für ihre Geschäftsbriefe nutzen.

Geschäftsbriefe werden im DIN A4 Hochformat geschrieben. Der obere Rand bemisst 4,5 Zentimeter. In diesen Bereich können Sie Ihr Firmenlogo oder einen passenden Slogan einfügen.

Der linke Seitenrand ist 2,5 Zentimeter breit. Der rechte Seitenrand mindestens 1 Zentimeter.

Die ideale Schriftgröße ist zwölf Punkt. Wenn der Text etwas länger ist, sind aber auch elf Punkt möglich, damit der Text noch auf eine Seite passt.

Übliche Schriftarten sind Arial oder Times New Roman. Eine Vorschrift gibt es hier aber nicht. Sie sollten aber selbstverständlich eine Schriftart wählen, die Sie professionell erscheinen lässt. Comic Sans bietet sich da nicht unbedingt an.

Der Briefkopf
Vor allem für die Erstellung des Briefkopfes ist eine Vorlage empfehlenswert, weil hier viele Details zu beachten sind.

Dem oberen breiten Randstreifen mit dem Firmenlogo folgt linksbündig die Absenderadresse. Diese schreiben Sie in eine Zeile und in einer Schriftgröße von acht Punkt.

Es folgen drei Zeilen in acht Punkt Schriftgröße für postalische Vermerke wie beispielsweise „Infopost“ oder „Vertraulich“ vorgesehen. Ein zweizeiliger Vermerk beginnt in der zweiten Zeile, ein einzeiliger Vermerk in der dritten Zeile. Ist kein postalischer Vermerk vorgesehen, lassen Sie die drei Zeilen einfach frei.

Anschließend folgen maximal sechs Zeilen in zehn bis zwölf Punkt Schriftgröße für die Empfängeradresse. Die Empfängeradresse besteht in der Regel aus diesen Angaben:

• Firmenname
• Abteilung
• Empfänger (bei einem vertraulichen Schreiben an einen bestimmten Adressaten, steht der Empfänger über dem Firmennamen)
• Straße und Hausnummer (oder Nummer des Postfachs)
• Postleitzahl und Ort

Wollen Sie den Geschäftsbrief in einem DIN lang Umschlag mit Sichtfenster versenden, darf das gesamte Anschriftenfeld höchsten 4 Zentimeter hoch und nicht breiter als 8,5 Zentimeter sein.

Bei Bedarf gehören zum Briefkopf auch Informationszeilen oder der Informationsblock. Diese befinden sich mit einer Leerzeile Abstand unter dem Anschriftenfeld. Typischerweise stehen dort diese Informationen:

• Dein Zeichen
• Deine Nachricht vom
• Unser Zeichen
• Unsere Nachricht vom
• Datum

Direkt darunter stehen die jeweiligen Informationen.

In einer ähnlichen Form kann sich daran die Kommunikationszeile anschließen, die Telefon-, Fax, und E-Mail-Kontaktdaten des direkten Ansprechpartners enthält.

Alternativ können Sie die Kommunikationszeile auch oben rechts unterbringen. Dieser Block beginnt fünf Zentimeter unterhalb des Blattrandes und ist mindestens vier Zentimeter breit, höchstens 7,5 Zentimeter hoch und 1,25 Zentimeter vom rechten Blattrand entfernt.

Die Form des Geschäftsbriefes
Damit der oder die Empfänger:in den Anlass des Schreibens sofort erkennt, können Sie zwei Zeilen unter den Bezugs- und Kommunikationsdaten eine Betreffzeile einfügen. Fassen Sie in dieser kurz und stichwortartig zusammen, worum es geht. Mehr als zwei Zeilen sollte der Betreff nicht lang sein, also halten Sie sich kurz. Meistens ist der Betreff durch Fettdruck oder eine größere Schriftart hervorgehoben.

Zwei Zeilen darunter beginnen Sie den Text mit der Anrede. Kennen Sie den Namen des oder der Empfänger:in, nennen Sie diesen. Ansonsten ist eine neutrale Formulierung wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ angebracht. Je nach Vertrautheit können Sie natürlich auch eine lockere Anrede wählen. Modern und dennoch höflich ist ein neutrales „Guten Tag“.

Im Text selbst erläutern Sie das Anliegen genauer und orientieren sich dabei am Inhalt. Im Geschäftsbrief gilt es, sich so kurz wie möglich zu halten, ohne Informationen wegzulassen. Ausschweifungen gehören hier nicht her.

Der Abschluss des Geschäftsbriefs folgt mit einer Leerzeile Abstand auf den letzten Absatz mit der Grußformel. Hier steht meistens das übliche „Mit freundlichen Grüßen“ und darunter die Unterschrift.

Hier kann noch ein sogenanntes Postskriptum folgen, in dem Sie auf etwas Besonderes hinweisen. Dieser Hinweis sollte aber nicht länger als zwei Zeilen sein.

Anschließend folgt die Auflistung eventueller Anlagen.

Ganz unten befinden sich die Geschäftsangaben. Neben den Pflichtinformationen gehören diese Angaben dazu:

• Kontoverbindung
• Steuernummer
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Kontaktdaten (Telefon, Fax, E-Mail, Webseite)
• Damit ist Ihr Geschäftsbrief komplett ausgefüllt und kann versendet werden.

Ein Geschäftsbrief enthält jede Menge Details und Vorgaben, die Sie beachten müssen. Deshalb ist es sinnvoll, auf eine Vorlage zurückzugreifen, die Sie verändern und anpassen können.