Abschlagsrechnung Muster

Alles Wichtige zur Abschlagsrechnung mit Muster

Bei großen Aufträgen entstehen häufig auch große Rechnungen. Damit Ihre Kundschaft nicht auf einen Schlag sehr hohe Beträge zahlen muss, können Sie statt einer großen Rechnung mehrere Abschlagsrechnungen erstellen. Am besten nutzen Sie dafür eine Vorlage. Sie können hier eine kostenlose Vorlage für eine Abschlagsrechnung herunterladen.

Wofür braucht man eine Abschlagsrechnung?

Eine Abschlagsrechnung wird erstellt, wenn ein Teil einer Ware, einer Leistung oder Lieferung bereits vor Arbeitsbeginn abgerechnet werden soll. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn die Gesamtrechnung sehr hoch ausfällt und die Erbringung der Leistung sich über einen längeren Zeitraum erstreckt.
Bauleistungen sind ein bekanntes Beispiel für Abschlagsrechnungen. Meistens ist der Preis für die Waren und die Leistungen recht hoch und der Bau erstreckt sich über längere Zeit. Über die Abschlagsrechnungen können Teile schon vor der Fertigstellung abgerechnet werden. Beispielsweise kann ein Bauunternehmen das Material für einen Auftrag als Abschlagsrechnung in Rechnung stellen, bevor es überhaupt mit dem Auftrag beginnt.

Ein weiteres Beispiel sind technische Anlagen. Bis alle Apparate, Maschinen und Geräte bereits und miteinander gekoppelt sind, kann eine Weile vergehen. Alles muss funktionabel und sicher sein. Während so einem langwierigen Prozess kann die ein oder andere Abschlagsrechnung sinnvoll sein.

Der Vorteil an dieser Methode ist, dass Kund*innen nicht einen sehr hohen Betrag auf einmal aufbringen müssen und das Unternehmen bekommt zwischendurch schon mal den ein oder anderen Betrag zurück und bleibt dadurch liquide.

Besonders für Kleinunternehmer:innen und Freiberufler:innen sind Abschlagsrechnungen eine gute Möglichkeit, bei längeren Aufträgen, nicht in finanzielle Schwierigkeiten zu geraten. Vor allem, wenn die Einnahmen ohnehin nicht allzu hoch sind, können Sie also mit Abschlagsrechnungen der Gefahr einer Insolvenz entgegenwirken.

Eine gesetzliche Vorschrift über die Höhe oder Menge von Abschlagsrechnungen gibt es nicht. Die Vereinbarung findet immer individuell zwischen Gläubiger:in und Schuldner:in statt. Dabei wird auch festgelegt, wie viele Abschlagsrechnungen gestellt werden und wie die Zahlungsfristen aussehen sollen. Meistens beträgt die Frist 30 Tage. Das wird zwar nicht vertraglich festgehalten, aber die vereinbarten Fristen, Beträge und Anzahl für die Abschlagsrechnungen müssen dann von beiden Seiten eingehalten werden.

Unterschiede zwischen Abschlagsrechnung und Teilrechnung

Im Grunde handelt es sich bei der Abschlagsrechnung um eine Teilrechnung. Man trennt die Begriffe aber voneinander, da es gewisse Unterschiede gibt.

Bei einer Teilrechnung handelt es sich meistens um eine Rechnung, die einen bereits erbrachten Teil einer Leistung beinhaltet. Eine Abschlagsrechnung können Sie auch dann erstellen, wenn noch keine Leistung erbracht wurde. Es handelt sich um Vorauszahlungen, die vor der Leistungserbringung erbracht werden.

Teilrechnungen werden gerne auch dann erstellt, wenn ein Gesamtprojekt aus mehreren kleinen Leistungen besteht. Dann kann über die Teilrechnungen jeweils eine kleinere Leistung abgerechnet werden. Welche Leistungen das sind, wird zuvor festgelegt und dann in Form von Teilrechnungen beglichen.

Sowohl bei Abschlagsrechnungen als auch bei Teilrechnungen gibt es am Ende eine Schlussrechnung, auf der der restliche Betrag vermerkt ist, der zuvor noch nicht abgerechnet wurde. Die Vorauszahlungen werden allesamt auf der Schlussrechnung aufgelistet.

In Bezug auf die Steuern gibt es ebenfalls einen kleinen Unterschied zwischen Abschlagsrechnungen und Teilrechnungen. Bei einer Teilrechnung muss die Umsatzsteuer ganz normal mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums bezahlt werden, in dem die Leistung oder Lieferung erbracht wurde. Bei einer Abschlagsrechnung gilt hingegen der Zeitpunkt, an dem die Rechnung erstellt wurde. So kann es also passieren, dass die Umsatzsteuer für Abschlagsrechnungen bereits vor der Leistungserbringung bezahlt werden muss.