Lohnsteuerjahresausgleich:
Pflicht für Arbeitgeber?

Lohnsteuerjahresausgleich: Was ist das eigentlich?

Beim Lohnsteuerjahresausgleich geht es darum, dass der Arbeitgeber einen Ausgleich vornimmt, falls von einem Arbeitnehmer im Laufe des Jahres zu viel Lohnsteuer einbehalten und an das Finanzamt abgeführt wurde. Dieser Ausgleich kann beispielsweise notwendig sein, wenn sich das Gehalt des Arbeitnehmers im Laufe des Jahres verändert oder wenn er Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld erhalten hat.

Der Lohnsteuerjahresausgleich erfolgt in der Regel mit der Dezember-Lohnabrechnung, wenn der Arbeitgeber das gesamte Jahr als Betrachtungszeitraum für die geleistete Lohnsteuer zugrunde legen kann. Der Arbeitgeber vergleicht dabei die Summe der innerhalb eines Jahres monatlich tatsächlich abgeführten Lohnsteuer mit der Jahreslohnsteuer, die rückblickend eigentlich auf das gesamte Jahr gesehen angefallen wäre.

Liegt die tatsächlich abgeführte Lohnsteuer über der eigentlichen Jahreslohnsteuer, behält der Arbeitgeber im Dezember zum Ausgleich entsprechend weniger Lohnsteuer ein und der Nettolohn des Mitarbeiters erhöht sich um die Differenz. Liegt sie unter der eigentlichen Jahreslohnsteuer, muss dies allerdings nicht korrigiert werden – sofern der Lohnsteuerabzug während des Kalenderjahres zutreffend erfolgte.

Ist der Lohnsteuerjahresausgleich für Arbeitgeber Pflicht?

Ob Sie die Pflicht haben, einen Lohnsteuerjahresausgleich für Ihre Mitarbeiter durchzuführen oder nicht, hängt davon ab, wie viele Arbeitnehmer Sie in Ihrem Unternehmen beschäftigen:

• Bei weniger als 10 Mitarbeitern sind Sie als Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, einen Lohnsteuerjahresausgleich vorzunehmen. Sie sind in diesem Fall aber dazu berechtigt.
• Beschäftigen Sie 10 Mitarbeiter oder mehr, besteht für Sie die Pflicht, einen Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen.

Wichtig: Wenn Sie für Ihre Mitarbeiter freiwillig einen Lohnsteuerjahresausgleich vornehmen oder dazu verpflichtet sind, müssen Sie allerdings beachten, dass Sie für bestimmte Mitarbeiter keinen Lohsteuerjahresausgleich durchführen dürfen.

Für welche Mitarbeiter darf ich keinen Lohnsteuerjahresausgleich machen?

Als Arbeitgeber müssen Sie bei jedem Mitarbeiter zuerst prüfen, ob Sie für ihn einen Lohnsteuerjahresausgleich vornehmen dürfen oder nicht. In folgenden Fällen darf z. B. kein Lohnsteuerjahresausgleich erfolgen:

• wenn der Arbeitnehmer es beantragt
• wenn der Arbeitnehmer nicht das ganze Kalenderjahr in Ihrem Unternehmen beschäftigt war
• wenn der Arbeitnehmer nur beschränkt steuerpflichtig ist
• wenn der Mitarbeiter für einen Teil des Ausgleichsjahres nach den Steuerklassen II, III oder IV besteuert wurde
• wenn der Arbeitslohn der Steuerklasse V oder VI unterlag
• wenn ein Freibetrag oder Hinzurechnungsbetrag bei der Lohnsteuerberechnung zu berücksichtigen war
• wenn das Faktorverfahren angewandt wurde
• wenn der Arbeitnehmer Zuschüsse zum Mutterschaftsgeld, Kurzarbeitergeld o. Ä. bezogen hat
• wenn der Arbeitnehmer an mindestens 5 aufeinanderfolgenden Tagen kein Entgelt erhalten hat (im Lohnkonto steht der Eintrag „U“)

Wie mache ich den Lohnsteuerjahresausgleich?

Wenn Sie sich an die Durchführung des Lohnsteuerjahresausgleichs für Ihre Mitarbeiter machen, sollten Sie zuallererst für jeden einzelnen prüfen, ob Sie für ihn auch wirklich einen Lohnsteuerjahresausgleich vornehmen dürfen. Sonst machen Sie sich die Arbeit unnötigerweise.

Dürfen Sie den Lohnsteuerjahresausgleich vornehmen, gehen Sie am besten Schritt für Schritt vor:

1. Jahresarbeitslohn ermitteln

Ermitteln Sie zunächst den im Lohnkonto aufgezeichneten Jahresarbeitslohn. Hierzu gehören alle laufenden und sonstigen Bezüge, die Ihrem Arbeitnehmer im Laufe des Ausgleichsjahres zugeflossen sind. Steuerfreie Bezüge und pauschal versteuerte Bezüge können Sie außer Betracht lassen.

Bei Mitarbeitern, die vor Beginn des Ausgleichsjahres das 64. Lebensjahr vollendet haben und noch in einem aktiven Beschäftigungsverhältnis stehen, müssen Sie die für die aktive Tätigkeit gezahlten Arbeitslöhne um den Altersentlastungsbetrag kürzen.

Gehören zum Jahresarbeitslohn steuerbegünstigte Versorgungsbezüge, müssen Sie diese außerdem um den Versorgungsfreibetrag sowie den Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag kürzen.

2. Jahreslohnsteuer ermitteln

Ermitteln Sie im zweiten Schritt die Lohnsteuer für das gesamte Jahr. Hierfür können Sie die amtliche Lohnsteuertabelle verwenden, einen Brutto-Netto-Rechner oder auch den Lohn- und Einkommensteuerrechner des BMF.

3. Lohnsteuerjahresausgleich berechnen

Stellen Sie die Jahreslohnsteuer der Summe der tatsächlich einbehaltenen und an das Finanzamt abgeführten monatlichen Lohnsteuer gegenüber. Ist die Summe der ausgerechneten Jahreslohnsteuer niedriger als die tatsächlich abgeführte Lohnsteuer, können Sie einen Lohnsteuerjahresausgleich vornehmen. Die Differenz zwischen beiden Summen ist die Höhe des Lohnsteuerjahresausgleichs.

4. Lohnsteuerjahresausgleich abziehen

Verringern Sie die einbehaltene Lohnsteuer in der Dezember-Lohnabrechnung um die Höhe des Lohnsteuerjahresausgleichs und führen Sie die entsprechende Summe an das Finanzamt ab. In der Lohnsteuerbescheinigung sind nur die verminderten Beträge auszuweisen.

Wichtig: Zeichnen Sie die Durchführung des Lohnsteuerjahresausgleichs, die Berechnungen, das Ergebnis sowie die erstatteten Steuerbeträge im Lohnkonto auf.

Aufzeichnungspflichten
Die Durchführung des Lohnsteuerjahresausgleichs, die Berechnungen, das Ergebnis sowie die erstatteten Steuerbeträge sind im Lohnkonto aufzuzeichnen. In der Lohnsteuerbescheinigung sind nur die um den Erstattungsbetrag verminderten Beträge auszuweisen.

Jahresausgleich auch für Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer

Neben dem Jahresausgleich für die Lohnsteuer müssen Sie als Arbeitgeber auch für den Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer einen Jahresausgleich vornehmen. Maßgebend sind hierfür die Steuerklasse und die Kinderfreibeträge, die für den letzten Lohnzahlungszeitraum im Kalenderjahr angewendet wurden.

Die Jahreskirchensteuer ist mit dem Prozentsatz zu berechnen, der am Unternehmensstandort gilt (8 oder 9 Prozent).

Der Ausgleich von Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer ist jeweils ein eigenständiges Ausgleichsverfahren.

Veranlagung zur Einkommensteuer

Hat der:die Arbeitgeber:in den Lohnsteuerjahresausgleich nicht durchgeführt, ist den Arbeitnehmer:innen zu empfehlen, beim Finanzamt eine Veranlagung zur Einkommensteuer zu beantragen, sofern er:sie nicht bereits von Amts wegen zu veranlagen ist. Diese Antragsveranlagung ist insbesondere dann vorteilhaft, wenn bei den Mitarbeitenden Änderungen der persönlichen Verhältnisse (z. B. Heirat) oder Steuerermäßigungsgründe (z. B. höhere Werbungskosten), die beim Lohnsteuerabzug nicht oder nicht vollständig berücksichtigt wurden, zum Tragen kommen.

Permanenter Lohnsteuerjahresausgleich

Der permanente Lohnsteuerjahresausgleich ist ein besonderes Verfahren zur Ermittlung des Lohnsteuerabzugs vom laufenden Arbeitslohn bereits während des Kalenderjahres und darf nicht mit dem betrieblichen Lohnsteuerjahresausgleich am Ende des Kalenderjahres verwechselt werden.

Wann kommt der Lohnsteuerjahresausgleich am häufigsten vor?

Obwohl der Lohnsteuerjahresausgleich in vielen Fällen vorkommen kann und sinnvoll ist, gibt es statistisch gesehen, einen Fall, bei dem der Lohnsteuerjahresausgleich besonders häufig vorkommt.

Das ist bei bestimmten Arbeitnehmern beziehungsweise Arbeitnehmerinnen der Fall, die folgende Voraussetzungen erfüllen:

• der oder die Angestellte ist in Lohnsteuerklasse I
• innerhalb des Jahres hat der oder die Angestellte durch Gehaltsveränderungen schwankende Löhne erhalten
• und/oder der oder die Angestellte hat im Arbeitsjahr eine oder mehrere Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld erhalten

Diese Voraussetzungen führen dazu, dass die Lohnsteuer stark schwankt. Durch einen Lohnsteuerjahresausgleich werden diese Schwankungen wieder ausgeglichen.

Hinweise zum Lohnsteuerjahresausgleich

Es gibt noch einige weitere Aspekte, die für den Lohnsteuerjahresausgleich je nach Einzelfall interessant sein können.

Einkommensteuerveranlagung trotz Lohnsteuerjahresausgleich

Es ist möglich, trotz des Lohnsteuerjahresausgleichs eine Veranlagung der Einkommensteuer für dasselbe Jahr für die Werbungskosten bei Einkünften aus Vermietung und Verpachtung zu beantragen. Das geht auch noch nach der bestandskräftigen Durchführung des Lohnsteuerjahresausgleichs.

Der Bestand des Lohnsteuerbescheids inklusive Jahresausgleich steht der Einkommensteuerveranlagung nicht im Weg.

Änderungen am Lohnsteuerjahresausgleich

Eine Änderung des Lohnsteuerjahresausgleichs kann auf Basis der Verordnung für den Lohnsteuerjahresausgleich (JAV) zugunsten des oder der Steuerpflichtigen geändert werden.

Ein weiterer Antrag auf Änderungen ist aber nur innerhalb der Ausschlussfrist möglich.

Sobald der Steuerbescheid gültig ist, ist keine Änderung für das entsprechende Kalenderjahr mehr möglich. Dann kann nur noch eine Änderung des Steuerbescheids beantragt werden.

Lohnsteuerausgleich bei Progressionsvorbehalt

Der Lohnsteuerjahresausgleich muss durchgeführt werden, wenn es trotz des Progressionsvorbehalts aufgrund des Bezugs von beispielsweise Kurzarbeitergeld zu einer Lohnsteuererstattung kommt.

Wenn es allerdings zu einer Nachforderung von Einkommensteuer kommt, muss eine Einkommensteuerveranlagung vorgenommen werden.

Die Einkommensteuererklärung wird vom Finanzamt auf einen Antrag für den Lohnsteuerausgleich umgedeutet, wenn trotz des Progressionsvorbehalts wegen des Lohnsteuerjahresausgleichs Lohnsteuer erstattet werden muss.

Damit einhergeht in der Regel eine Fristverlängerung, sofern es nicht zumutbar war, die Nachforderung der Einkommensteuer aufgrund des Progressionsvorbehalts oder die Erstattung der Lohnsteuer im Vorfeld auszurechnen.

Lohnsteuerjahresausgleich und der Pauschsteuersatz

In bestimmten Fällen dürfen Arbeitgeber:innen die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz erheben. Dieser liegt bei 25 Prozent. Dadurch übernimmt der Arbeitgeber beziehungsweise die Arbeitgeberin die pauschale Lohnsteuer.

Pauschal besteuerter Arbeitslohn und pauschale Lohnsteuer bleiben bei einer Einkommensteuerveranlagung und beim Lohnsteuerjahresausgleich ansatzfrei. Das bedeutet, dass die pauschale Lohnsteuer nicht auf Einkommensteuer oder Jahreslohnsteuer angerechnet werden darf.

Lohnsteuerjahresausgleich mit fehlender Unterschrift

Im digitalen Zeitalter sind Unterschriften nur noch in wenigen Fällen absolut notwendig, um ein Dokument rechtskräftig zu machen. Der Lohnsteuerausgleich ist auch dann wirksam, wenn die Unterschrift der steuerpflichtigen Person fehlt.

Das wurde bereits im Jahr 1985 entschieden. Besonders wichtig war das, wenn die Steuererklärung von einem Steuerberater beziehungsweise einer Steuerberaterin erstellt wurde. Bis zum Jahr 2021 war es notwendig, die Steuererklärung unterschrieben in Papierform an das Finanzamt zu senden, damit diese gültig war. Mittlerweile ist nur noch die digitale Übermittlung vorgesehen und die Unterschriftenpflicht entfällt.

Dementsprechend ist eine fehlende Unterschrift auch kein Grund mehr für das Finanzamt, einen Lohnsteuerausgleich nicht anzuerkennen.