Beitragsnachweis & Beitragsschätzung

Was ist der Beitragsnachweis?

Für jeden Abrechnungszeitraum müssen die Sozialversicherungsbeiträge für die Beschäftigten berechnet werden. Mit dem Beitragsnachweis teilen Arbeitgeber:innen der jeweiligen Einzugsstelle (also der Krankenkasse) die Höhe und Aufteilung der Sozialversicherungsbeiträge mit, die sie zahlen müssen. Der Beitragsnachweis wird der Einzugsstelle elektronisch übermittelt.

Beitragsnachweise 2024: Fälligkeit

Der Zeitpunkt für den Beitragsnachweis ist auf Bundesebene festgelegt und somit in ganz Deutschland gleich.

Die Basis für die Fälligkeit der Beitragsnachweise ist immer die Beitragsfälligkeit. Der Beitragsnachweis muss zwei Arbeitstage vor der Fälligkeit der Beiträge übermittelt werden. Wenn wir den entsprechenden Monat von hinten betrachten, handelt es sich dabei um den fünftletzten Bankarbeitstag.

Übermittlung der Beitragsnachweise

Die Übermittlung der Beitragsnachweise muss über ein systemgeprüftes Programm mit verschlüsselter Datenübertragung erfolgen. Dies ist zum Beispiel über das SV-Meldeportal möglich oder mit einer Lohnsoftware wie Lexware Office.

Was passiert, wenn der Beitragsnachweis nicht übermittelt wird?

Wird der Beitragsnachweis nicht oder zu spät übermittelt, nimmt die Krankenkasse eine Schätzung der Beiträge vor. Dabei darf die Krankenkasse die höchstmögliche Spanne als Grundlage für die Schätzung anwenden, wodurch die Beiträge weit höher ausfallen würden.
Die Schätzung ist bindend, bis ein Beitragsnachweis erbracht wurde. Die anschließenden Korrekturen sind mit unnötigem Aufwand verbunden und es kann je nach Schätzung auch vorkommen, dass Nachzahlungen erhoben werden.

Was ist die Beitragsschätzung?

Wenn Angestellte nach tatsächlich geleisteten Stunden bezahlt werden, kommt es vor, dass zum Zeitpunkt der Beitragsfrist die Gesamtstunden des laufenden Monats noch nicht bekannt sind. Es fehlen also noch Arbeitsstunden, die für die Berechnung notwendig wären. In einem solchen Fall findet eine Beitragsschätzung statt.

Von der Beitragsschätzung sind Unternehmen betroffen, die das Arbeitsentgelt monatlich auf Stundenbasis berechnen. Das ist meist der Fall in der Gastronomie, in Speditionen, Handwerksbetrieben, im Einzelhandel oder überall dort, wo Aushilfskräfte mit monatlich unterschiedlichen Arbeitszeiten eingesetzt werden.

Wie funktioniert die Beitragsschätzung?

Auf Grundlage der vergangenen Monate wird ein Schätzwert ermittelt. Damit ein Ausgleich stattfinden kann, muss dann die Differenz zwischen dem Schätzwert und dem realen Entgelt in den nächsten Monat übertragen werden. Im Folgemonat besteht das Beitragssoll dann aus der geschätzten Höhe der Beitragsschuld des aktuellen Monats und dem eventuell übrig bleibenden Restbeitrag des Vormonats. So bildet sich quasi eine Kette von Schätzwerten, weil im Folgemonat automatisch eine Abweichung entsteht.

Wie einfach die Beitragsschätzung in Lexware Office funktioniert, lesen Sie hier.

Bis wann muss der Beitragsnachweis erfolgen?

Der:die Arbeitgeber:in muss den Beitragsnachweis spätestens 2 Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge übermitteln. Das heißt, dass der Beitragsnachweis spätestens zu Beginn, konkret: um 0.00 Uhr des fünftletzten Bankarbeitstags des Monats der jeweiligen Einzugsstelle vorliegen muss.

Dauerbeitragsnachweis

Wenn sich die Höhe des beitragspflichtigen Entgelts und damit auch die Beitragshöhe nicht monatlich ändert, kann der:die Arbeitgeber:in den Beitragsnachweis als Dauerbeitragsnachweis kennzeichnen. Der Einzugsstelle muss erst dann wieder ein neuer Beitragsnachweis übermittelt werden, wenn sich die Beitragshöhe ändert.

Achtung: Trotz gleichbleibenden Entgelts kann es notwendig sein, einen neuen Beitragsnachweis zu übermitteln. Zum Beispiel bei einer Beitragssatzänderung oder der Erhöhung von Beitragsbemessungsgrenzen.

Null-Beitragsnachweis

Aufgrund unbezahlten Urlaubs, Krankengeldbezugs oder Ähnlichem kann es vorkommen, dass in einem Monat keine Sozialversicherungsbeiträge, Umlagen U1, U2 oder Insolvenzgeldumlagen fällig sind. In einem solchen Fall ist trotzdem ein Beitragsnachweis einzureichen. Dieser Nachweis wird dann Null-Nachweis genannt. Diese Regelung ist nur für die Monate zu beachten, in denen die Beschäftigten auch noch gemeldet sind.