Belege erfassen
ganz einfach

Wie Ihre Mandanten Belege erfassen in Lexware Office

Einfache Belegerfassung mit Lexware Office - Buchhaltungssoftware

Belege erfassen in drei Schritten

Früher mussten Belege sortiert, kopiert und abgeheftet im Pendelordner hin- und her geschickt werden. Diese Zeiten sind vorbei: Für Sie und für Ihre Mandanten. Denn mit Lexware Office können Ihre Mandanten in nur drei Schritten Belege erfassen: Beleg digitalisieren, Beleg hochladen und Beleg verbuchen. Dabei unterstützt Lexware Office Ihren Mandanten durch die einfache Benutzeroberfläche und künstliche Intelligenz. Belege erfassen wird somit zum Kinderspiel.
Und das beste: Als Steuerberater haben Sie jederzeit Zugriff auf korrekt erfasste, vorkontierte Belege. Zettelwirtschaft ade!

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Wir machen Sie fit für die Zusammenarbeit über Lexware Office

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Kanzleischulungen
Einarbeitung erster Mandanten

Weitere Informationen

Ein Beleg wird mithilfe der Buchhaltungsapp gescannt

Belege erfassen – Schritt 1: Belege digitalisieren

Um aus Papierbelegen elektronische Daten zur Weiterverarbeitung in Lexware Office zu machen, steht Mandanten die Lexware Scan-App für iOS und Android kostenlos zur Verfügung. Damit fotografieren Ihre Mandanten einen Beleg einfach per Smartphone oder Tablet. Die Umrisse des Belegs werden während der Aufnahme erkannt und der fotografierte Beleg wird automatisch beschnitten und entzerrt.
Die Digitalisierung von Papierbelegen per Scanner ist natürlich auch möglich.

Belege werden mit der Buchhaltungsapp von Lexware Office hochgeladen

Belege erfassen – Schritt 2: Belege hochladen

Ist der Beleg per Lexware Scan-App fotografiert, lädt Ihr Mandant die Datei mittels Sicherheitsauthentifizierung direkt aus der App in den Lexware Office Account. Dort steht der digitalisierte Beleg zur Erfassung bereit. Noch während ein Beleg im Hintergrund hochgeladen wird, können weitere Belege digitalisiert werden. Die App ermöglicht auch die Stapelverarbeitung. Hochgeladene Belege werden automatisch vom iPhone gelöscht, damit kein unnötiger Speicherplatz blockiert wird.
Per E-Mail erhaltene oder bereits eingescannte Rechnungen laden Ihre Mandanten ebenfalls in den gängigen Formaten jpeg, png, pdf oder gif in ihren Lexware Office Account. Eine Begrenzung der Anzahl der hochgeladenen Belege oder des Datenvolumens gibt es nicht.

Die Buchhaltungsapp von Lexware Office erfasst alle relevanten Werte eines Belegs

Belege erfassen – Schritt 3: Belege verbuchen

Die künstliche Intelligenz der Lexware Office Belegerfassung liest aus den hochgeladenen Belegen alle relevanten Werte wie Rechnungsbetrag, Belegnummer, Datum aus und schlägt Ihrem Mandanten eine Buchungskategorie auf Basis SKR03/04 vor. Das gilt natürlich auch für komplexere Sachverhalte wie Bewirtungskosten, Anlagegüter, ermäßigte Steuersätze oder Reverse-Charge-Sachverhalte. Lexware Office erkennt auch Rechnungen von bekannten Lieferanten und erfasst sie selbstständig. Die manuelle Erfassung beim Mandanten oder in der Kanzlei entfällt vollständig.
Die Belege werden GoBD konform archiviert und lassen sich jederzeit wieder öffnen und anschauen. Lexware Office dient Ihren Mandanten damit auch zur sicheren Belegablage.
Im Anschluss an die Erfassung können offene Rechnungen auch direkt aus der Belegerfassung bezahlt werden.

High-Tech für Ihre Mandanten: Die künstliche Intelligenz (KI) der Lexware Office Belegerfassung

Die künstliche Intelligenz der Lexware Office Belegerfassung geht über die „klassische Texterkennung“ (OCR) weit hinaus. Denn es umfasst nicht nur syntaktische Texterkennung, sondern auch deren semantische Auswertung. D.h. das System kann zum Beispiel ein Rechnungs- von einem Fälligkeitsdatum unterscheiden oder auch einen Brutto- von einem Nettorechnungsbetrag. Das System „frisst“ also nicht nur Belege, sondern „verwertet“ sie auch, indem es nach und nach dazulernt. Das richtige Erkennen und Zuordnen von Belegen klappt bei bekannten Lieferanten, aber auch bei solchen, die das System noch nie zuvor „gesehen“ hat.

Nahaufnahme von Händen, die einen Laptop benutzen und eine Kreditkarte halten — 45560566 - close up of hands using laptop and holding credit card as online shopping concept

Automatische Verbuchung

Lexware Office bucht automatisch im Hintergrund debitorisch bzw. kreditorisch. Werden neue Eingangsbelege erfasst, erzeugt Lexware Office im Hintergrund eine Kreditorenbuchung gegenüber den Lieferanten Ihrer Mandanten. Der Zahlungsausgang bucht diesen offenen Posten entsprechend wieder aus.

Und so kommt der Beleg in die Kanzlei

Ihr Mandant kann mit Lexware Office einen Beleg erfassen und Ihnen ein Belegbild inkl. Buchungssatz über den Lexware Office Export übermitteln. Noch einfacher ist es über den Steuerberaterzugang. Hier können Sie die Belege auch selbstständig genau dann, wenn Sie sie benötigen, in Ihre Kanzleisoftware übernehmen. Je nachdem, wie Sie Ihr Mandat gestalten, können auch Sie über den Steuerberaterzugang die vom Mandanten hochgeladene Belege in Lexware Office erfassen (Schritt 3) und anschließend weiterverarbeiten.

Im Steuerberaterzugang stehen Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten der Datenübernahme zur Verfügung. Vom klassischen Export als Datei, die Sie anschließend in Ihre Kanzleisoftware übernehmen bis hin zu DATEVconnect online.

Vorteile für Ihre Mandanten

Eingangsbelege so schnell erfassen wie Urlaubsbilder.
Zentrale Belegablage an einem Ort (PDF, Scans, App-Fotos).
Lexware Office erkennt & speichert alle wichtigen Daten.
Die automatische Kategorisierung bucht von selbst (auch schwierige Vorgänge wie Bewirtungskosten oder Anlagegüter).
Wiederholende Rechnungen ordnet Lexware Office selbstständig zu.

Erinnerungen in Schuhkartons sind wirklich eine schöne Sache. Vor allem für Postkarten und Fotos. Belege verwalten Ihre Mandanten besser Lexware Office.

Weitere Vorteile kennenlernen

Vorteile in der Zusammenarbeit

Ihr Mandant erhält eine ordnungsgemäße Buchführung ohne buchhalterische Vorkenntnisse
Sie erhalten vorkontierte Belege
Niemand muss manuell Belege erfassen
Niemand muss Belege im Pendelordner versenden
Alle haben jederzeit Zugriff auf alle Belege
Alle Belege sind automatisch nach Datum oder Name sortiert und per Stichwort sekundenschnell durchsucht

Weiter zu denn Modellen der Zusammenarbeit

Häufige Fragen

Weitere Fragen und Antworten finden Sie im Hilfe-Bereich für Steuerkanzleien

Was schätzen die Anwender am meisten bei der automatischen Belegerfassung?

Unsere Anwender schätzen an der Belegerfassung vor allem die enorme Zeitersparnis, welche die Automatisierung mit sich bringt. Das hilft Ihnen dabei, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.

Welche technischen Anforderungen muss mein System erfüllen, damit die Belegerfassung funktioniert?

Erforderlich für die Belegerfassung mit unserem Programm:

internetfähiges Gerät wie PC oder Mac Rechner
gängiges Betriebssystem wie Windows, macOS,
aktive Internetverbindung,
aktueller Browser (Chrome, Firefox, Safari oder Edge empfohlen).

Für die zugehörige Belegerfassung App: Smartphone mit Android oder iOS.

Wie funktioniert die automatische Texterkennung bei der Belegerfassung

Die automatische Texterkennung (OCR) bei der Belegerfassung funktioniert ganz automatisch. Die Eingabefelder befüllt Lexware Office von alleine.

Welche Kontenrahmen sind in der Belegerfassung hinterlegt?

In der Belegerfassung sind die Standardkontenrahmen SKR 03 und 04 hinterlegt.

Ist die Ablage der Belege sicher bei der automatischen Belegerfassung?

Ja, die Belege sind mit der automatischen Belegerfassung sicher aufbewahrt. Lexware Office garantiert die 10-jährige Aufbewahrungspflicht.

Wie funktioniert die Lexware Scan App für die Belegerfassung?

Zunächst fotografieren Sie mit der App den Beleg. Danach können Sie bei Bedarf das Belegbild in der App bearbeiten. Mit Klick auf „Belege hochladen“ wird der Beleg in Lexware Office hochgeladen. Der Upload muss nicht sofort erfolgen. Sie können die Belege hochladen, sobald Sie z.B. mit dem WLAN verbunden sind. Belege können auch stapelweise hochgeladen werden. Danach erfolgt wie gewohnt die Belegerfassung. Gut zu wissen: Die Scan App zur Belegerfassung ist kostenlos und für Apple iPhone und Android Smartphones verfügbar.

Welche Vorteile habe ich, wenn ich mich für den Steuerberaterzugang registriere?

Mit dem Steuerberaterzugang erhalten Sie eine kostenlose Mandantenverwaltung. Sie können mit einem Login alle Mandanten verwalten, die mit Lexware Office arbeiten. Über die Mandanten-Übersicht können Sie direkt auf die Belege und Buchhaltung Ihrer Mandanten zugreifen. Die Mandantendetailseite zeigt Ihnen die aktuelle Entwicklung Ihres Mandanten an. Bei Problemen können Sie sofort reagieren und proaktive Beratung anbieten. Sie können sich den Finanzreport und die Auswertungen ansehen oder auf das laufende Buchungsjournal zugreifen, von der Buchung bis zum Belegbild. Übermitteln Sie alle Belege und Daten in Ihre Kanzleisoftware. Genau dann, wenn Sie sie benötigen und immer im richten Format. Sie können sich auch direkt auf die Lexware Office Sicht Ihres Mandanten einwählen. Als registrierter Steuerberater können Sie Ihre Daten zudem in der Lexware Office-Steuerberatersuche veröffentlichen und erhalten so qualifizierte Anfragen von Mandanten, die gerne mit Ihnen über Lexware Office zusammenarbeiten möchten.

Alle Steuerberater-Funktionen von Lexware Office nutzen

Immer informiert
Daten und Belege jederzeit verfügbar
Gratis für Steuerberater

Jetzt kostenlos registrieren

Weitere Vorteile für Steuerberater und Mandanten in Lexware Office

Steuerberater und Mandat, welche sich über Lexware Office gefunden haben, schütteln die Hände

Führt die richtigen zusammen

Die Lexware Office Steuerberatersuche verbindet Mandaten und Steuerberater.

Einfach & ohne Handbuch

Mit preisgekrönter Benutzerführung zum schnellen Erfolg.

Eine Personen arbeitet entspannt am Laptop, da Lexware Office komplexe Aufgaben automatisch übernimmt

Automatisch richtig

Lexware Office übernimmt die komplexen Aufgaben und bucht automatisch im Hintergrund.

Erfolgsgeheimnisse digitaler Mandantenakquise

Effizient zusammenarbeiten

Schnelle Prozesse und Automation sorgen für reibungslose Arbeitsabläufe in der Kanzlei und beim Mandanten.

Eine Person verwendet die Buchhaltungsapp von Lexware Office mit dem Tablett

Kompatibel mit Kanzleisoftware

Lexware Office bietet eine einfache Datenübernahme in jede gängige Kanzleisoftware.

Kostenloser Support

Wir unterstützen Ihre Mandanten und Sie bedarfsorientiert und kostenlos.

glückliche Menschen arbeiten mit ihren Mobilgeräten

Online & Mobil

Mit Lexware Office arbeiten Sie unabhängig von Zeit, Ort, Endgerät und Browser.

Immer aktuell

Keine Installation, automatische Updates, immer aktuell – eben Lexware Office.

Maximale Sicherheit

Ein Sicherheitsniveau, das Sie nur von Banken kennen mit zertifizierter Datenspeicherung in Deutschland.

GoBD testiert

Ihre Mandanten arbeiten ganz automatisch GoBD konform. Lexware Office kümmert sich um die Erfüllung aller Vorgaben automatisch.

Ein Mann ist dank fairer Rahmenbedingungen von Lexware Office glücklich

Faire Konditionen

Klares Preismodel, keine Abofalle, keine Begrenzungen. Faire Rahmenbedingungen für Mandanten und Steuerberater.

Eine Frau sitz lächelnd vor dem Laptop und lernt viele Partner des Lexware Office Ökosystems kennen

Erweiterbare Plattform

Lernen Sie das Lexware Office Ökosystem mit vielen Partneranbindungen kennen.

Das sagen Mandanten und Steuerberater über Lexware Office

Mir und meiner Zielgruppe ist es wichtig, orts- und zeitunabhängig zu arbeiten und so nutze ich mit rund 70% aller Mandanten Lexware Office. Das gefällt ihnen, weil es einfach zu verstehen und zu bedienen ist und bietet die perfekte Schnittstelle zu meiner Steuerberatersoftware.

Marcus Dein Steuerberater

Interview mit Marcus Dein

Was Lexware Office angeht, so haben wir Mandanten, die seit über 20 Jahren mit den Produkten der Lexware arbeiten. Die stehen einer Unternehmenslösung mit Buchhaltung aus dem Haus natürlich sehr aufgeschlossen gegenüber. Ich habe aber auch sonst noch keinen Mandanten gehabt, der zu Lexware Office gewechselt ist und dann irgendwann wieder wegwollte. Dieses System läuft gut, einleuchtend und zuverlässig.

Thorsten Mally Steuerberater

Thorsten Mally im Interview

Ich nutze Lexware Office bei Mandanten, die selbst buchen. Ich leiste dann Beratung, die Erstellung von Gewinnermittlung und Steuererklärungen. Dank Steuerberaterzugang kann ich jederzeit helfend einspringen. Lexware Office ist für mich eine gute Lösung für die Freiberufler und Selbstständigen unter meinen Mandanten und wird auch sehr gut angenommen.

Daniela Kunz Steuerberaterin

Interview mit Daniela Kunz

Digital zu arbeiten hat viele Vorteile für die Mandanten, aber auch für uns als Steuerberater: Belege werden komfortabel per App gescannt und hochgeladen, Rechnungen sind mit Lexware Office sofort GoBD-konform, Medienbrüche und manuelles Übertragen werden vermieden.

Farah Razai Steuerberaterin

Interview mit Farah Razai

Ich habe mir unterschiedliche digitale Buchhaltungslösungen angeschaut, aber Lexware Office erfüllt meine Ansprüche am besten. Wenn ich selbst nicht dahinterstehe, empfehle ich eine Lösung nämlich auch nicht, und Lexware Office ist sehr nutzerfreundlich.

Nadine Meibohm Steuerberaterin

Interview mit Nadine Meibohm

Ich finde Lexware Office besser aufgestellt als die anderen Lösungen und ich freue mich, wenn über die Lexware Office Steuerberatersuche direkt Mandanten zu mir kommen.

Sandra Rohloff Steuerberaterin

Interview mit Sandra Rohloff

Steuerberater Sebastian Wieland lehnt grinsend an Wand

Wir haben viele Systeme ausprobiert, mit denen wir zusammenarbeiten könnten. Da gibt es dann welche wie Lexware Office, wo wir sagen: „Super, das passt.“ Und es klappt. Dann gibt es wieder andere, wo man sagt: „Ah, lieber nicht.“ Das alles macht es komplex.

Sebastian Wieland Steuerberater

Interview mit Sebastian Wieland

Lexware Office ist gut durchdacht, der Export fehlerfrei – das ist das Wichtigste für uns Steuerberater.

Carina Heckmann Steuerberaterin

Interview mit Carina Heckmann

Florain Gößmann-Schmitt schaut in Kamera

Inzwischen haben ca. 20% unserer Mandate Lexware Office im Einsatz und für unsere Mitarbeiter macht es keinen Unterschied. Die Belege sind digital, egal aus welchem Programm sie stammen. Aber die Kunden können mit den gewohnten Geräten und der guten Usability weiterarbeiten.

Florian Gößmann-Schmitt Steuerberater

Mir gefällt, dass Lexware Office einfach ist und daher bedienerfreundlich für die Mandanten. Lexware Office ist für kleine und Kleinstunternehmen sinnvoll, wirtschaftlich und preislich gesehen ein sehr gutes Programm.

Güncem Campagna startboosters.de

Steuerberater Armin F. Schiehser im Interview: Digitale Transformation ist kein Wunschkonzert

Armin F. Schiehser Steuerberater

Interview mit Armin F. Schiehser

Schreibtrainerin Cornelia sitzt grinsend vor Laptop

Drei Dinge finde ich an Lexware Office genial: Erstens lassen sich Rechnungen unglaublich einfach stellen. Zweitens ist die Umsatzsteuervoranmeldung ein Klacks: Ich pflege schlicht meine Ausgaben ein und schon kann ich via Lexware Office elstern. Und drittens kann ich das von überall aus tun und reisen, wann und wie ich will.

Cornelia Altenburg Schreibtrainerin

Ich arbeite mit Lexware Office mobil und dank Internetzugang genau dort, wo ich mich wohlfühle.

Frank Scheele Steuerberater

Ich nutze den praktischen Lexware Office Steuerberater-Zugriff. Den ganzen Monat über erfassen meine Mandanten ihre gesamten Belege mit Lexware Office. Am Monatsende muss ich mich dann nur noch einloggen und die Datei exportieren, die ich benötige. Das läuft perfekt und völlig unkompliziert.

Markus Schmetz Steuerberater