Rechnungsnummer

Wichtige Grundsätze zur fortlaufenden Nummerierung

Sie haben als Unternehmer:in einige Freiräume, wie Sie bei der Rechnungsnummerierung vorgehen. Sie müssen einerseits die Eindeutigkeit und das Fortlaufende gewährleisten, aber Sie haben beim Vergeben der Rechnungsnummer unter Umständen ein paar eigene strategische Interessen.

Oftmals ist es gar nicht gewünscht, dass die Rechnungsnummern einfach nur fortlaufende Zahlen darstellen, denn es soll aus der Rechnungsnummer für Ihre Kund:innen nicht ersichtlich sein, wie viele Rechnungen Sie in einem bestimmten Zeitraum bereits geschrieben haben. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die insgesamt nur wenige Rechnungen schreiben und dadurch in den Ruf geraten könnten, dass sie nur geringe bis sehr geringe Umsätze erzielen oder nur wenige Kund:innen mit Produkten oder Dienstleistungen beliefern und somit nicht zuverlässig oder erfahren genug sind.

Wann ist eine Rechnungsnummer fortlaufend?

Den Charakter der fortlaufenden Nummerierung können Sie beispielsweise auch aufrechterhalten, wenn Sie einen Datums-Code voranstellen oder eine Produktcodierung oder die Kundennummer Ihres:Ihrer Kund:in einflechten. Fortlaufend heißt besonders bei Folgerechnungen lediglich, dass zu erkennen ist, in welcher Reihenfolge die Rechnungen ausgestellt wurden.

Welche Rolle spielt die Rechnungsnummer für das Finanzamt?

Für das Finanzamt hat die Rechnungsnummer die Bedeutung, dass bei einer Betriebsprüfung die einzelnen Rechnungen eindeutig zuzuordnen sind. Das gilt im Übrigen auch für Rechnungen, die Sie selbst begleichen müssen. Ihre Zahlungsausgänge müssen ebenso nachvollziehbar sein wie die Eingänge. Denken Sie daran, dass Ihre Lieferant:innen auch Unternehmer:innen sind, die denselben Vorschriften unterliegen wie Sie und geben Sie deren Rechnungsnummern auch bei Zahlungen im Verwendungszweck an.

Logisches und nachvollziehbares System bei der Rechnungsnummer

Eine Rechnungsnummer muss nicht ausschließlich aus Ziffern oder Ziffernfolgen bestehen, sondern kann auch Buchstaben enthalten. Von dieser Regelung wird sehr häufig Gebrauch gemacht, wenn zum Beispiel der aktuelle Monat in die Rechnungsnummer eingefügt wird. Es obliegt dem Unternehmen, das System, nach welchem es seine Rechnungsnummern erstellt, selbst festzulegen. Es muss nur logisch, fortlaufend und nachvollziehbar sein. Jede Rechnungsnummer darf nur einmal und niemals doppelt oder dreifach vergeben werden.

Für Unternehmen, die wenige Rechnungen schreiben, wird empfohlen, die Bezeichnung des aktuellen Monats in die Rechnungsnummer einzufügen. So könnte die Rechnungsnummer zum Beispiel lauten: 2022-11-0001 oder 2022-11-0002. Als ausstellendes Unternehmen sind Sie auch daran interessiert, dass die Nummer der Rechnung möglichst einfach gehalten wird. Damit bleibt die Rechnungsstellung übersichtlich. Eine streng fortlaufende Nummerierung ist zwar einfach und schließt Lücken oder Sprünge aus, aber sie hat auch die oben genannten Nachteile. Es ist heutzutage nicht mehr erforderlich, Rechnungsnummern selbst zu erstellen. Dies kann eine moderne Buchhaltungssoftware (wie Lexware Office) einfach und bequem für Sie übernehmen.

Beispiele für gute Rechnungsnummern

RE-00001 – Diese Rechnungsnummer ist aus Sicht des Finanzamtes die einfachste Lösung und auch aus Ihrer Unternehmer:innensicht die praktischste Lösung. Mit ein paar führenden Nullen wird sichergestellt, dass insgesamt sehr viele Rechnungen mit lfd. Nummer ausgestellt werden können.

RE-2022-00001 – Mit dem Voranstellen des Jahres lassen sich die Rechnungen noch einfacher zuordnen und Sie müssen sich keine Gedanken machen, was Sie nach der 100.000sten Rechnung anstellen. Schließlich fangen Sie jedes Jahr wieder von vorn an. Das Gleiche können Sie noch feiner ausführen, wenn Sie den Monat mit einführen. RE-2022-03-0001 lassen dann auch deutlich weniger Rückschlüsse darauf zu, wie viele Rechnungen Sie tatsächlich ausstellen.

RE-V1-2021-09-0001 – Wenn Sie mehrere Vertriebskanäle haben, zum Beispiel einen Webshop oder mehrere Händler und Distributoren, die Ihre Produkte verkaufen, dann können Sie Ihre Rechnungen entsprechend codieren, was in diesem Fall über das V1 in der Rechnungsnummer geschieht.

Wussten Sie das? Um Ihre Wettbewerber:innen zu verwirren und ihnen keinen Einblick in Ihre Auftragslage zu geben, müssen Sie den Teil der Ziffernfolge mit der fortlaufenden Nummerierung nicht unbedingt bei 0001 beginnen lassen, sondern Sie können auch bei einer willkürlich festgelegten Zahl starten, zum Beispiel 0312.

Wo soll die Rechnungsnummer auf der Rechnung stehen?

Glücklicherweise gibt es keine expliziten Vorgaben, wo die Rechnungsnummer auf der Rechnung zu platzieren ist. Es ist nur wichtig, dass Sie dort steht. Als Rechnungssteller:in haben Sie demnach die freie Auswahl über Ort und Schreibweise der Rechnungsnummer. Es ist jedoch üblich, die Rechnungsnummer mit den Angaben zu verknüpfen, die die allgemeinen Rahmendaten des Dokuments bezeichnen. Dazu gehören dann die Kundennummer, die Auftragsnummer oder das Rechnungsdatum. Typischerweise werden diese Angaben auf der Rechnung in einem eigenen Block aufgeführt.

Der Unterschied zwischen Rechnungsnummer und Belegnummer

Die Rechnungsnummer ist eine gesetzlich vorgeschriebene und zwingend erforderliche Pflichtangabe. Sie muss als eindeutige Kennzeichnung auf der Rechnung stehen, um dem Beleg für die Buchung einer Transaktion Gültigkeit zu verschaffen. Die Belegnummer ist dagegen nur ein Charakteristikum für die innere Ordnung einer Buchhaltungsführung. Eine fortlaufende Belegnummer ist ein freiwillig eingesetztes buchhalterisches Instrument, das losgelöst von gesetzlichen Vorschriften zum Zweck der internen Kennzeichnung verwendet wird und nach Belieben zugeordnet werden darf.

Das passiert bei einer fehlenden Rechnungsnummer

Die Konsequenzen fehlender Rechnungsnummern können unterschiedlich hart sein.

Im schlimmsten Fall fehlen die Rechnungsnummern auf vielen oder sogar den meisten Rechnungen. Wenn dies zutrifft, dann kann das Finanzamt die komplette Buchführung als falsch bewerten. In diesem Fall wird der:die Betriebsprüfer:in dazu übergehen, den Gewinn des schludrigen Unternehmens zu schätzen. Und eine Schätzung des Betriebsgewinns fällt in der Regel deutlich höher aus, was ziemlich sicher zu erheblichen Steuernachzahlungen führt.

Sind in der Buchhaltung hingegen nur wenige Rechnungen mit fehlender Nummer zu finden, während die meisten Rechnungen vollständig und korrekt sind, kann das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung die einzelnen Rechnungen als Belege für die Zahlungsbewegungen ablehnen. Je nach Typus des Rechnungsdokuments kann das zur Nichtanerkennung bzw. Verminderung von Betriebsausgaben oder zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen.

Anhand dieser Konsequenzen wird deutlich, dass fehlende Rechnungsnummern Ihr Geschäft nachhaltig schädigen können. Daher ist es sinnvoll, solche Aufgaben wie die Vergabe von Rechnungsnummern mit einer professionellen Buchhaltungs-Software wie Lexware Office durchzuführen.

Was passiert bei einer fehlerhaften Rechnungsnummer?

Eine fehlerhafte Rechnungsnummer ist selbstverständlich nicht ganz so schlimm wie komplett fehlende Rechnungsnummern. Trotzdem führt ein solcher Fall zu Unregelmäßigkeiten in der Buchhaltung.

Um eine Nachvollziehbarkeit der Buchführung sicherzustellen, korrigieren Sie in einem solchen Fall Ihre Rechnung. Eine derartige Rechnungskorrektur ist dann zwingend notwendig, wenn es zur doppelten Vergabe einer Rechnungsnummer gekommen ist. Die Korrektur wird üblicherweise durchgeführt, indem ein neues, eigenes Dokument erstellt wird, auf welchem die fehlerhafte (oder sogar fehlende) Rechnungsnummer ersetzt wird. Bei der Rechnungskorrektur müssen Sie darauf achten, dass ein eindeutiger Bezug zu der früheren, fehlerhaften Rechnung ersichtlich ist, die sie ersetzen soll. Dazu muss zusätzlich zu den üblichen Pflichtangaben auch die fehlerhafte Nummer sowie das Datum der fehlerhaften Rechnung angegeben werden. Eine professionelle Buchhaltungssoftware wie Lexware Office bietet Ihnen die Option, eine automatische Rechnungskorrektur schnell und einfach durchzuführen.

Rechnungsnummer erstellen ohne Mühe

Wenn Sie lücken- und fehlerlose Rechnungsnummern erstellen möchten, können Sie das mit Lexware Office tun. Lexware Office unterstützt sie sowohl bei der Buchhaltung und der Kommunikation etwa mit dem Finanzamt und erstellt für Sie auch rechtskonforme Rechnungen. Diese Rechnungen werden mit einem eigenen Nummernkreis versehen und automatisch fortgezählt. Zudem erhalten auch Angebote oder etwa Anzahlungs- und Schlussrechnungen eigene Nummernkreise und beziehen sich automatisch aufeinander. Somit müssen Sie nicht mehr innerhalb Ihrer Belege suchen, sondern erstellen mit einem Klick die Abschlussrechnung, die sich beispielhaft auf Angebot A20227235 bezieht und die Abschlagszahlung von Rechnung R20223973 berücksichtigt.

Ausnahmen von der Rechnungsnummernpflicht

Es gibt Ausnahmen, bei denen auf einer Rechnung keine Rechnungsnummer aufgeführt werden muss. Von der Pflicht, Rechnungsnummern zu vergeben, sind die Aussteller:innen folgender Rechnungstypen befreit:

Der § 33 der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) nennt an erster Stelle die Kleinbetragsrechnungen. Darunter sind Rechnungen zu verstehen, die einen Gesamtbetrag von 250,00 € nicht übersteigen. Auf diesen Rechnungen müssen lediglich Name und Anschrift des:r Rechnungssteller:in, das Rechnungsdatum, Menge, Umfang und Art der Lieferung oder Leistung sowie der Bruttobetrag und der jeweils gültige Steuersatz angegeben sein.

Laut § 34 UStDV sind Fahrausweise für die Personenbeförderung von der Rechnungsnummernpflicht ebenfalls ausgenommen. Sie gelten als ausdrücklich Rechnungen, wenn die grundlegenden Angaben, wie Name und Adresse des/r Rechnungsstellenden, Rechnungsdatum, Bruttoentgelt und jeweils gültiger Steuersatz vorhanden sind. Diese Regelung gilt auch für Fahrausweise, die auf einen höheren Betrag als den Höchstbetrag für Kleinbetragsrechnungen ausgestellt sind.

Außerdem gehören Verträge über Dauerleistungen zu den Ausnahmen. Solche Verträge sind beispielsweise Miet- oder Leasingverträge, die eine Leistung abrechnen. Auf diesen Verträgen ist lediglich eine einmalige Nummer ausgewiesen, die die Abrechnung dem:der Vertragspartner:in oder dem betreffenden Objekt (unter anderem eine Wohnung oder ein Auto) dauerhaft zuweist. Eine Rechnungsnummer für jede Einzelabrechnung ist nicht erforderlich.

Korrekte Rechnungen mit Lexware Office erstellen

Um Fehler beim Rechnung schreiben und speziell bei der Vergabe von Rechnungsnummern zu vermeiden, die Ihrem Unternehmen schaden können, sollten Sie auf eine professionelle Buchhaltungssoftware zurückgreifen.