Rechnungsadresse

Die Rechnungsadresse für die Rechnungszustellung

Rechnungen müssen das Ziel erreichen. Dafür ist die Rechnungsadresse wichtig. Zumindest dann, wenn eine Rechnung nicht direkt bezahlt wird, sondern erst an den Kunden oder die Kundin zugestellt werden muss. Dabei müssen auch ein paar Dinge beachtet werden. Welche das sind, erfahren Sie in diesem Artikel.

Die Bedeutung der Rechnungsadresse

Die Rechnungsadresse ist die Anschrift, an die eine Rechnung ausgestellt wird. In der Regel handelt es sich dabei um die Adresse der natürlichen Person, an die die Rechnung versendet wird. Es ist aber auch möglich, eine andere Adresse zu verwenden.

Wichtig ist natürlich, dass die Adresse auf gewisse Weise mit der Person in Verbindung steht, an die die Rechnung geht. Ein Beispiel hierfür wäre ein Unternehmen mit einer eigenen Postannahmestelle. Die Postannahmestelle ist zwar nicht für das Begleichen der Rechnung zuständig, nimmt diese aber entgegen und leitet sie an die entsprechenden Stellen oder Personen im Unternehmen weiter.

Die Rechnungsadresse muss nicht gleich mit der Lieferanschrift sein. Diese beiden Anschriften werden unterschieden, auch wenn sie häufig gleich sind.

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Lieferanschrift und Rechnungsadresse

Im Grunde ist der Unterschied zwischen der Liefer- und der Rechnungsadresse leicht erklärt: Bei der Lieferanschrift handelt es sich um die Adresse, an die eine Ware oder ein bestelltes Produkt ausgeliefert wird. Die Rechnungsadresse hingegen ist die Anschrift, an die die Rechnung für die Ware oder das gelieferte Produkt geht.

Meistens sind diese Adressen gleich, das muss aber nicht der Fall sein.

Die Gründe für eine Trennung können unterschiedlich sein. Bestellen Sie beispielsweise online ein Geschenk zum Geburtstag Ihrer besten Freundin und lassen dieses Geschenk direkt zur Wohnung der Freundin liefern, soll die Rechnung natürlich nicht mitgesendet werden. Die Rechnung wollen Sie selbst bekommen. Die Lieferadresse ist also die Anschrift ihrer Freundin, während die Rechnungsanschrift Ihre eigene Adresse ist.

Oder Sie bestellen etwas für sich selbst ins Büro, weil Sie das Paket dort direkt entgegennehmen können, die Rechnung geht aber zu Ihnen nach Hause.

Ein weiteres Beispiel haben wir bereits erwähnt. Wenn Ware an ein Unternehmen geliefert wird, kann es durchaus vorkommen, dass die Rechnung direkt in die Buchhaltung gesendet wird. Die Ware geht aber in die Warenannahme. Rechnung und Ware kommen also in unterschiedlichen Abteilungen des Unternehmens an. Die Anschrift ist zwar meistens die gleiche, aber durch die Abteilungen ist die Rechnungsadresse trotzdem eine andere als die Lieferanschrift.

Es kann auch sein, dass Unternehmen für die Buchhaltung und die Warenannahme unterschiedliche Standorte haben.

In diesen Fällen ist es besonders wichtig, dass die richtige Rechnungsadresse gewählt wird. Es gibt Unternehmen, die eine Bearbeitungsgebühr in Rechnung stellen, wenn eine Rechnung an die falsche Adresse ging, weil das für das Unternehmen einen bürokratischen Mehraufwand bedeutet.

Es ist also wichtig, die richtige Rechnungsadresse zu haben. Ebenfalls wichtig sind die Bestandteile der Rechnungsadresse, damit diese korrekt und komplett ist.

Bestandteile der Rechnungsadresse mit Beispiel

Eine vollständige Rechnungsadresse beinhaltet immer den Namen und die Anschrift der Person, an die die Rechnung ausgestellt wird. Zur Anschrift gehören Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort.

Handelt es sich bei der Rechnungsadresse um die Anschrift eines Unternehmens, wird der Firmenname oder Unternehmensname angegeben. Zusätzlich kann eine Person genannt werden, wenn die Rechnung direkt auf diese Person ausgestellt ist. Eine weitere Alternative ist die Nennung der zuständigen Abteilung, an die die Rechnung gehen soll.

Wenn die Rechnung nicht an eine Adresse innerhalb von Deutschland geht, muss auch das Zielland genannt werden.

Ein Beispiel für eine korrekte Rechnungsadresse einer Privatperson kann so aussehen:

Max Mustermann

Musterweg 1

12345 Musterstadt

Deutschland

Eine Rechnungsadresse eines Unternehmens sieht beispielsweise so aus:

Muster GmbH

Abteilung Buchhaltung

Musterstraße 2

1234 Schustermadt

Österreich

Besonders komplex ist die Rechnungsadresse also nicht. Es ist aber dennoch wichtig, dass sie korrekt ist.

Die Wichtigkeit der korrekten Rechnungsadresse

Ein Tippfehler ist schnell mal passiert. In der Rechnungsadresse sollte das aber möglichst nicht vorkommen, denn das kann dazu führen, dass eine Rechnung nicht am Ziel ankommt. Dadurch verzögern sich Zahlungen, was wiederum weitere Folgen haben kann, die unnötigen Aufwand und Ärger bedeuten.

Ein Beispiel: Eine Rechnung an Marianne Musterfrau wird erstellt und versendet. Durch einen Tippfehler ist aber die Anschrift nicht korrekt und die Rechnung geht an die falsche Adresse oder kommt nirgendwo an.

Da keine Reaktion seitens Marianne auf die Rechnung erfolgt, geht das Unternehmen davon aus, dass diese an die Zahlung der Rechnung erinnert werden muss. Also wird eine Mahnung ausgestellt. Diese geht an die richtige Adresse.

Da wundert sich Frau Musterfrau natürlich, warum sie eine Mahnung bekommt, obwohl noch gar keine Rechnung bei ihr im Briefkasten zu finden war. Verärgert wendet sie sich an den Kund:innenservice des Unternehmens und dann beginnt die komplexe Aufklärung. Die Kundin ist verärgert und verwirrt, der Kund:innenservice muss versuchen zu rekapitulieren, was passiert sein könnte und in der Buchhaltung wartet man derweil weiter auf die Zahlung der Rechnung. Unnötig und unangenehm für alle Beteiligten und deshalb zu verhindern.

Eine falsche Rechnungsadresse ändern

Ist die Rechnungsadresse falsch und das fällt auf, nachdem eine Rechnung bereits versendet wurde, muss korrekt gehandelt werden. Es darf nicht einfach eine neue Rechnung mit der richtigen Adresse versendet werden, auch wenn das gängige Praxis in vielen Unternehmen ist.

Die korrekte Vorgehensweise in diesem Fall ist es, eine Stornorechnung an die korrekte Rechnungsadresse zu versenden, die die erste Rechnung storniert. Darauf folgend darf dann eine neue Rechnung erstellt und versendet werden.

Auch das bedeutet mehr Aufwand als nötig und Verzögerungen bei der Zahlung.

Erstellte und versendete Rechnungen dürfen übrigens auf keinen Fall nachträglich verändert werden, sondern müssen sie archiviert werden, wie sie verschickt wurden. Fällt der Fehler auf, bevor die Rechnung rausgeht, darf natürlich eine neue Rechnung erstellt und die falsche vernichtet werden. Aber nur dann, wenn diese noch nicht versendet und archiviert wurde.