Kleinunternehmerregelung

Insgesamt überwiegen die Nachteile zwar knapp, aber Sie müssen die Vorteile natürlich auch in Relation zu Ihrem Unternehmen betrachten, um eine sinnvolle Entscheidung zu fällen.

Sie haben ein Wahlrecht, wenn es um die Kleinunternehmerregelung geht. Das bedeutet, Sie sind nicht dazu verpflichtet, ein Kleinunternehmen zu gründen, egal wie hoch oder niedrig Ihr Umsatz ausfällt.

Sie können bereits im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, indem Sie das Kreuz an der anderen Stelle machen. Sie können aber auch jederzeit zur Regelbesteuerung wechseln.

Sobald Sie die Regelbesteuerung nutzen – egal, ob von Beginn an oder zu einem späteren Zeitpunkt -, sind Sie für fünf Jahre daran gebunden. Sie dürfen also erst nach fünf Jahren wieder einen Antrag auf einen Wechsel zur Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt stellen. Dafür reicht für Kleinunternehmer:innen ein formloser Antrag aus.

Beispiele für Vorteile und Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Manchmal kann die Kleinunternehmerregelung positiv sein, manchmal aber auch negativ. Hier ein paar Beispiele:

• Vorteil: Preisvorteil beim Verkauf an eine:n Privatkund:in
  Sie bieten eine Dienstleistung zum Preis von 200,00 Euro an. Dabei ist gemäß der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Ein:e Wettbewerber:in bietet die gleiche Dienstleistung zum gleichen Preis an, muss aber Umsatzsteuer ausweisen. Dadurch steigt die Rechnung für den oder die Kund:in auf 238,00 Euro. Für Privatkund:innen ist Ihr Angebot also eindeutig günstiger.
• Nachteil: Vorsteuer und Einfuhrumsatzsteuer
  Sie brauchen einen neuen Laptop. Der Nettopreis für das gewünschte Modell liegt bei 1.799,00 Euro. Die Rechnung enthält zusätzlich die Umsatzsteuer von 341,81 Euro. Diese können Sie sich als Kleinunternehmer:in nicht vom Finanzamt zurückholen.

Gleiches gilt für die Einfuhrumsatzsteuer, wenn Sie im Ausland Waren für Ihr Unternehmen einkaufen. Auch diese können Sie nicht steuerlich absetzen.

Für wen lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Die Auflistung der Vor- und Nachteile zeigt, dass diese nicht für jedes vorhandene Geschäftsmodell gleichermaßen gültig sind. Bevor Sie in der Fragebogen-Vorlage des Finanzamts angeben, dass Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchten, sollten Sie eine gründliche Analyse in drei Punkten durchführen.

Wie sieht die Struktur Ihrer Betriebskosten aus?

Wer sind Ihre Kund:innen?

Ist Ihre Unternehmung haupt- oder nebenberuflich ausgelegt?

Betriebskosten

Wenn Sie hohe laufende Ausgaben haben oder Investitionen tätigen müssen, dann kann es sinnvoll sein, sich die Vorsteuer vom Finanzamt wiederzuholen und die Kleinunternehmerregelung nicht zu nutzen. Grundsätzlich kann die Erstattung der Vorsteuer bei hohen laufenden Kosten einen Vorteil bei der Liquidität darstellen. Wenn Sie aber beispielsweise wissen, dass Sie zwar für die Existenzgründung eine hohe Anfangsinvestition benötigen, in den Folgejahren die laufenden Kosten jedoch niedrig bleiben, können Sie auch eine „Mischform“ wählen, das heißt, nach fünf Jahren Regelbesteuerung in die Kleinunternehmerregelung wechseln.

Kund:innen

Wenn Ihre Kund:innen hauptsächlich ebenfalls Unternehmen sind, Sie also im B2B-Bereich tätig sind, dann können Sie den Vorteil der geringeren Preise nicht nutzen. Geschäftskund:innen interessiert nur der Netto-Betrag auf Ihren Rechnungen, weil sie vorsteuerabzugsberechtigt sind.

Sollten Ihre Kund:innen allerdings hauptsächlich dem Privatsektor zuzuordnen sein, dann ist die Umsatzsteuer ein elementares Element der Preisgestaltung. Weil Sie als Unternehmen keine Umsatzsteuer abführen müssen, können Sie Ihren Kund:innen im Vergleich zu größeren Konkurrent:innen einen echten Preisvorteil gewähren.

Dieser Vorteil fällt aber je nach Branche unterschiedlich hoch aus. Als Buchhändler:in oder Lebensmittelhändler:in sehen Sie sich mit niedrigeren Mehrwertsteuersätzen Ihrer Konkurrenz konfrontiert, sodass der Brutto-Netto-Unterschied für Ihre Kund:innen kleiner ist.

Neben- oder Haupterwerb

Wenn Sie vom Gewinn Ihrer Geschäftstätigkeit hauptberuflich leben möchten, werden Sie wahrscheinlich ohnehin die Umsatzgrenzen irgendwann überschreiten und in die Regelbesteuerung wechseln müssen. Allerdings gilt eher für Gewerbetreibende, dass sich die Kleinunternehmerregelung im Nebenerwerb auszahlt. Solo-Selbstständige und Freiberufler:innen, die Dienstleistungen anbieten, die mit geringen Nebenkosten behaftet sind, können auch mit hauptberuflich orientierten Geschäftsausrichtungen gut fahren.

Zusammenfassend lässt sich jedoch festhalten, dass von der Kleinunternehmerregelung vor allem nebenberufliche Gewerbetreibende und Selbstständige im Privatkund:innen-Bereich profitieren, die ohne hohe Betriebskosten auskommen.

Kleinunternehmen oder nicht?

Die Selbstständigkeit als Kleinunternehmer:in kann Vorteile bringen, wenn sich Ihre Ausgaben in Grenzen halten. Geben Sie viel Geld aus, hat das Kleinunternehmen aber eher Nachteile und Sie sollten zur Regelbesteuerung übergehen. Dann müssen Sie zwar Umsatzsteuer zahlen, können Sie sich aber auch wieder zurückholen. Bei größeren Ausgaben wiegt das am Ende meistens mehr, als die gesparten Vorauszahlungen. Einzig der wenige Aufwand bei der Erstellung von Rechnungen und der Buchführung bleibt ein dauerhafter Vorteil des Kleinunternehmens.

Was bedeutet die Kleinunternehmerregelung in der Praxis?

Wenn Sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, dann führen Sie für Ihre Leistungen beziehungsweise Verkäufe keine Umsatzsteuer ab. Allerdings bekommen Sie auch die Umsatzsteuer aus Einkäufen (= Vorsteuer) nicht erstattet. Das heißt, Sie sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt und brauchen demzufolge keine Umsatzsteuervoranmeldungen zu machen.

Mit der Kleinunternehmerregelung soll Kleinunternehmer:innen der bürokratische Aufwand erleichtert werden. Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes müssen Kleinunternehmer:innen ab dem Steuerjahr 2024 keine Umsatzsteuererklärung mehr abgeben. Damit soll das Wachstum einer noch jungen Firma nicht durch unnötige Belastungen und übermäßige Bürokratie gehemmt werden. Wer unter die Kleinunternehmerregelung fällt, muss außerdem nur eine einfache Buchführung vornehmen. Auf Rechnungen, die Sie an Ihre Kund:innen ausstellen, muss jedoch vermerkt werden, dass Sie unter die Kleinunternehmerregelung fallen.

Der Unterschied zwischen Kleinunternehmen und Kleingewerbe

Ein Kleinunternehmen ist aber nicht zu verwechseln mit einem Kleingewerbe. Während der Begriff Kleinunternehmen aus dem Steuerrecht stammt, handelt es sich beim Kleingewerbe um einen Begriff aus dem Handels- und Gewerberecht. Kleingewerbe müssen beispielsweise die im Handelsgesetzbuch (HGB) für Gewerbe vorgeschriebene doppelte Buchführung nicht beachten.

Kleingewerbe: Steuern und Freibetrag

Außerdem haben Kleingewerbe gewisse steuerliche Vorteile. Die Grenze, dass ein Kleingewerbe keine Gewerbesteuer bezahlen müssen, liegt bei 24.500,00 Euro im Jahr. Eine Bilanz und Inventur müssen Kleingewerbetreibende nicht vornehmen und auch der Jahresabschluss muss nicht veröffentlicht werden.

Die Formen des Kleinunternehmens und des Kleingewerbes können sich durchaus überschneiden. Kleinunternehmer:innen, die ein Gewerbe betreiben gelten auch als Kleingewerbetreibende. Nicht gewerbliche Kleinunternehmer:innen haben aber nichts mit dem Kleingewerbe zu tun. Kleingewerbe hingegen gelten nur dann als Kleinunternehmen, wenn sie die entsprechenden Vorgaben für ein Kleinunternehmen erfüllen.

Einnahme-Überschuss-Rechnung für Kleinunternehmen und Kleingewerbe

Was sowohl für Kleinunternehmen als auch für Kleingewerbe gilt, ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), mit der beide Formen ihren Gewinn am Ende des Geschäftsjahres ermitteln müssen.

Kleingewerbe: Umsatz und Umsatzgrenze

Im Gegensatz zum Kleinunternehmen können Sie ein Kleingewerbe nicht selbst als Form für Ihr Unternehmen wählen. Bei der Gewerbeanmeldung gibt es dafür keine Auswahl. Ihr Unternehmen wird aber automatisch als Kleingewerbe eingestuft, solange Ihr Jahresgewinn im laufenden Jahr unter 60.000,00 Euro liegt. Auch da findet sich eine Überschneidung zum Kleinunternehmen, da die Kleinunternehmerregelung die gleiche Kleinunternehmer Grenze setzt.

Ein Kleinunternehmen anmelden

Für die Gründung eines Unternehmens, müssen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Auf diesem Fragebogen sind für Sie zwei Absätze von besonderer Bedeutung, wenn Sie planen, Ihr Unternehmen als Kleinunternehmer:in zu führen:

• Angaben zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer
  Hier entscheiden Sie direkt, ob Sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen wollen. Dazu müssen Sie nur ein Kreuz an der entsprechenden Stelle machen. Bei der Einschätzung für die Summe der Umsätze dürfen Sie dabei aber natürlich nicht die vorgegebenen Grenzen für die Kleinunternehmerregelung überschreiten.
• Angaben zur Festsetzung der Vorauszahlungen
  Das gilt ebenso für diesen Punkt, auch wenn der sich nicht direkt auf die Umsatzsteuer bezieht. Liegen Ihre Einschätzungen für Ihre Einkünfte zu hoch, beißt sich das sozusagen mit dem Wunsch, die Kleinunternehmerregelung anzuwenden. Achten Sie also darauf, dass Sie bei jeder Einschätzung die Grenzen einhalten.

Haben Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung komplett und richtig ausgefüllt, ist die Anmeldung als Kleinunternehmen bereits abgeschlossen.

Sie können mit jeder Rechtsform den Kleinunternehmerstatus nutzen. Am häufigsten findet man ihn bei Freiberufler:innen und wie oben beschrieben bei Kleingewerben. Bei GmbHs oder anderen Gesellschaften ist er eher selten, aber möglich.

Weitere Anmeldungen als Kleinunternehmen

Je nach Branche müssen Sie auch als Kleinunternehmer:in weitere Schritte beachten, die für Sie wichtig sind:

• Mitgliedschaft in den entsprechenden Kammern
  Als gewerbliche:r Kleinunternehmer:in müssen Sie der Industrie- und Handelskammer (IHK) oder der Handwerkskammer beitreten.
  Sind Sie Freiberufler:in hängt die Beitrittspflicht vom Beruf ab. Unter anderem sind Ärzt:innen, Anwält:innen und Steuerberater:innen dazu verpflichtet, ihrer entsprechenden Kammer beizutreten.
• Anmeldung Ihrer Mitarbeiter:innen
  Kleinunternehmer:innen beschäftigen nur selten Angestellte. Sollte dies aber der Fall sein, benötigen Sie dafür eine Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit und müssen Ihre Mitarbeiter:innen dort anmelden.
• Geschäftskonto eröffnen
  Vor allem Freiberufler:innen nutzen gerne einfach ihr Privatkonto auch für ihre kleinunternehmerischen Geschäfte. Ein Geschäftskonto hat aber einige Vorteile.
• Versicherungen abschließen
  Für Unternehmen jeglicher Größe gibt es bestimmte Versicherungen, die sinnvoll sind. Seien es Absicherungen bei versehentlichen Schäden oder Schutz vor Betriebsausfällen. Als Selbstständige:r sollten Sie nichts dem Zufall überlassen.

Buchhaltung bei Kleinunternehmen

Die Buchhaltung ist bei Kleinunternehmen vergleichsweise simpel. Kleinunternehmen sind nicht zur doppelten Buchführung und auch nicht zur Bilanzierung verpflichtet.

Die Gewinnermittlung erfolgt über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), bei der alle Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt werden.

Auf den Rechnungen eines Kleinunternehmens wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Dementsprechend muss also kein Brutto und kein Netto berechnet werden. Stattdessen muss die Rechnung einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG enthalten.

Für diesen Verweis existieren keine juristischen Vorgaben. Es ist also nur wichtig, dass er sich auf der Rechnung befindet. Wo und wie das umgesetzt wird, ist egal. Meistens steht am Ende der Rechnung ein Satz, der darauf hinweist, dass aufgrund § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.

Dieser Satz kann beispielsweise so lauten:

„Gemäß der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ist der Rechnungsbetrag nicht umsatzsteuerpflichtig.“

Der Wechsel zur Regelbesteuerung

Stellen Sie fest, dass sich die Kleinunternehmerregelung für Sie nicht mehr lohnt, können Sie zur Regelbesteuerung wechseln. Sobald Sie zur Regelbesteuerung gewechselt sind, müssen Sie Umsatzsteuer berechnen, dürfen aber auch den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen.

Unter bestimmten Umständen müssen Sie automatisch vom Kleinunternehmen zum Regelunternehmen wechseln. Überschreitet Ihr Kleinunternehmen die jährlichen Umsatzgrenzen, haben Sie keine Wahl mehr. Diese Grenzen betragen wie weiter oben beschrieben 22.000,00 Euro Jahresumsatz im laufenden Jahr oder 50.000,00 Euro im Folgejahr. Überschreitet Ihr Jahresumsatz diese Grenzen, gilt die Kleinunternehmerregelung nicht mehr für Ihr Unternehmen.

Diese Grenzen sind auch entscheidend, wenn Sie, wie oben beschrieben, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Ihre Schätzungen dürfen nicht über diesen Grenzen liegen, um die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen.

Die Grenze von 50.000,00 Euro im Folgejahr ist natürlich nur abzuschätzen. Dabei sollten Sie aber vorsichtig sein. Steigt Ihr Umsatz über 50.000,00 Euro im Jahr, obwohl Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, wird das Finanzamt stutzig. Eine Prüfung kann die Folge sein und wenn Sie nicht nachweisen können, dass es sich dabei um einen ehrlichen Prognose-Irrtum handelt, müssen Sie die Umsatzsteuer auf das gesamte Geschäftsjahr inklusive Verzugszinsen nachzahlen. Zudem droht Ihnen eine Anklage wegen Steuerhinterziehung.

Nehmen Sie diese Grenzen also ernst und schätzen Sie den Umsatz des Folgejahres so gut es geht ein, wenn Sie denken, dass die 50.000,00 Euro überschritten werden könnten. Im Zweifelsfall fahren Sie immer besser, wenn Sie zur Regelbesteuerung wechseln, statt hinterher in Probleme zu geraten.

Für einen Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung reicht ein formloses Schreiben an das für Ihr Unternehmen zuständige Finanzamt. Das Schreiben muss eine Formulierung enthalten, die auf den Verzicht der Besteuerung als Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG und den Wechsel zur Regelbesteuerung gemäß § 19 Abs. 2 UStG verweist. Außerdem gehört in das Schreiben eine Schätzung der Jahresumsatzsteuer.

Fazit

Die Kleinunternehmerregelung hat ihre Vorteile. Eine einfache Buchhaltung, wenig bürokratischer Aufwand und die Gewinnermittlung über die EÜR. Allerdings lohnt sich das Kleinunternehmen nur dann, wenn die Ausgaben gering sind. Bei hohen und regelmäßigen Ausgaben ist es sinnvoller, von der Vorsteuer Gebrauch zu machen, da dadurch langfristig einige Ausgaben geringer ausfallen. Die Umsatzsteuereinnahmen sind in dem Fall dann nämlich häufig geringer als die Umsatzsteuerausgaben und es gibt eine Vorsteuererstattung vom Finanzamt.
Bei der Entscheidung, ob sich die Kleinunternehmerregelung lohnt, sollte zudem auch immer ein Blick auf die Kundschaft geworfen werden. Handelt es sich dabei größtenteils um Geschäftskunden und Geschäftskundinnen, ist die Kleinunternehmerreglung vermutlich kontraproduktiv. Denn auch Ihre Geschäftspartner:innen können die Umsatzsteuer beim Finanzamt geltend machen. Aber nur, wenn sie auch auf den entsprechenden Rechnungen ausgewiesen wird. Das bedeutet, dass die meisten Unternehmen bevorzugt bei Unternehmen einkaufen, die Umsatzsteuer ausweisen. Ein Kleinunternehmen hat es deshalb in diesem Bereich schwerer.