Fahrtkostenzuschuss
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Fahrtkostenzuschuss?
Ein Fahrtkostenzuschuss des Arbeitgebers zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zählen als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Anstelle der individuellen Besteuerung nach dem ELStAM-Datensatz kann der Arbeitgeber bestimmte Fahrtkostenzuschüsse bis zur Höhe der Entfernungspauschale pauschal mit 15 % versteuern. Ein pauschal besteuerter Fahrtkostenzuschuss mindert den Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers.
Dies gilt auch für andere Arbeitgeberleistungen im Zusammenhang mit den Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, etwa die Gewährung von Jobtickets oder eines Firmenwagens. Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer verbilligt oder kostenlos Fahrkarten für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, gilt eine monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50,00 EUR. Zuschüsse für Fahrtkosten anlässlich von Auswärtstätigkeiten oder Familienheimfahrten sind in der Lohnabrechnung regelmäßig als steuerfrei anzugeben.
Gesetze und Regelungen
Lohnsteuer: Für die Lohnsteuerpauschalierung spielt § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG eine maßgebliche Rolle. Der Verweis auf § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 und Abs. 2 EStG macht deutlich, dass ausschließlich folgende Aufwendungen unter die Pauschalisierungsregelegung fallen:
- Als Entfernungspauschale ansatzfähige Beträge
- Tatsächlich höhere Ausgaben für öffentliche Verkehrsmittel
Nähere Erläuterungen hierzu liefert das BMF-Schreiben v. 31.10.2013, IV C 5 – S 2351/09/10002:002, BStBl 2013 I S.1376. Die monatliche Freigrenze von 44 EUR für Sachbezüge wie beispielsweise Fahrkarten regelt § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG. Für Beschäftigte von öffentlichen Verkehrsbetrieben, die vergünstigte oder kostenfreie Fahrkarten nutzen, tritt der Rabattfreibetrag von 1.080 EUR nach § 8 Abs. 3 EStG in Kraft.
Sozialversicherung: Aus § 14 Abs. 1 Satz 1 SGB IV ergibt sich, dass die Fahrtkostenzuschüsse des Arbeitgebers zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt in der Sozialversicherung gehören. Die Ausnahmeregel in Bezug auf pauschal versteuerten Fahrtkostenersatz ist in § 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV festgelegt.
Fahrtkostenzuschuss vs. Pendlerpauschale
Zwischen Fahrtkostenzuschuss und Pendlerpauschale gibt es Unterschiede und die beiden dürfen nicht verwechselt werden.
Der Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Zusatzleistung. Es besteht weder ein Anspruch darauf, noch eine Pflicht, den Fahrtkostenzuschuss auszuzahlen.
Die Pendlerpauschale hingegen ist ein Angebot, das der deutsche Staat zur Verfügung stellt. Sie kann am Ende des Jahres als Werbungskosten in der Steuererklärung abgesetzt werden.
Im Gegensatz zum Fahrtkostenzuschuss gibt es bei der Pendlerpauschale kein zusätzliches Geld für Mitarbeitende. Stattdessen rechnen Unternehmen den pauschalen Betrag ab.
Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei der Pendlerpauschale um einen pauschalen Betrag. Dieser liegt bei 0,30 Euro pro Kilometer für die ersten 20 Kilometer. Ab dem 21. Kilometer erhöht sich der Betrag auf 0,38 Euro. Der jährliche Höchstbetrag für die Pendlerpauschale liegt bei 4.500,00 Euro.
Lohnsteuerpauschalierung für den Fahrtkostenzuschuss
Damit die Pauschalversteuerung des Fahrtkostenzuschusses möglich ist, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.
- Der Fahrtkostenzuschuss muss innerhalb des jährlichen Werbungskostenabzugs liegen.
- Es muss sich beim Fahrtkostenzuschuss um eine Zusatzleistung durch das Unternehmen handeln.
- Für den Fahrtkostenzuschuss wurde kein Teil des bestehenden Arbeitsentgelts umgewandelt.
Die Pauschalversteuerung ist für einen Höchstbetrag von 4.500,00 Euro im Jahr anwendbar. Alle Beträge, die darüber liegen, müssen individuell versteuert werden.
Bei einem Jobticket für den öffentlichen Verkehr muss die Sachbezugsfreigrenze in Höhe von 50,00 Euro im Monat berücksichtigt werden, bevor die Lohnsteuerpauschalierung angewendet wird.
Versteuerung nach Lohnsteuerklasse
Liegt der Fahrtkostenzuschuss über dem Werbungskostenabzug, müssen die Beträge individuell versteuert werden und sind auch sozialversicherungspflichtig.
Dabei gelten die Lohnsteuerklassen und deren Besteuerung als Grundlage. Die Beträge werden also ganz normal wie das Gehalt besteuert. Das übernehmen Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen bereits bei der Erstellung der Lohnabrechnung.
Angenommen, Sie geben einer Mitarbeiterin monatlich einen Fahrtkostenzuschuss von 500,00 Euro bei einem Anfahrtsweg von 80 Kilometern. Dann gilt die Pauschalbesteuerung für 375,00 Euro, da das der Höchstsatz im Monat ist. Die restlichen 125,00 Euro versteuern Sie individuell wie das Gehalt der Mitarbeiterin.
Fahrtkostenzuschuss berechnen
Die Basis für die Berechnung des Fahrtkostenzuschusses ist immer die kürzeste Wegstrecke vom Wohnort zum ersten Arbeitsplatz. Ob diese kürzeste Strecke die beste oder günstigste ist, spielt dabei keine Rolle. Ausnahmen gibt es nur, wenn eine längere Strecke eindeutig von den Vorteilen überwiegt. Beispielsweise, wenn die eigentliche Wegstrecke aufgrund einer Baustelle nicht befahrbar ist und ein Umweg gewählt werden muss, um zum Unternehmen zu gelangen.
Die Berechnung des Fahrtkostenzuschusses erfolgt anhand dieser Formel:
Fahrtkostenzuschuss = Anzahl Kilometer x 30 Cent x Arbeitstage
Angenommen, die kürzeste Strecke beträgt 54 Kilometer und die Arbeitstage im aktuellen Monat sind 20 Tage. Pro Kilometer gibt es wie wir wissen 0,30 Euro.
Die Berechnung sieht also folgendermaßen aus:
Fahrtkostenzuschuss = 54 x 30 x 20 = 324
Der Fahrtkostenzuschuss liegt also bei 324,00 Euro. Die Pauschalversteuerung gilt für 15 Prozent davon. Das sind 48,60 Euro. Dazu kommen bei einem entsprechend hohen Gehalt noch ein Solidaritätszuschlag von 5,5 Prozent und eventuell Kirchensteuer.
Bei der Pauschalversteuerung übernimmt das Unternehmen diese Steuerlast.
Es ist auch erlaubt, eine vereinfachte Berechnung vorzunehmen, bei der davon ausgegangen wird, dass jeder Monat im Durchschnitt 15 Arbeitstage hat, an denen ein Mitarbeiter beziehungsweise eine Mitarbeiterin anwesend ist. Hier werden also Urlaubstage und Krankheitstage abgezogen. Allerdings sind diese natürlich sehr individuell.
Deshalb sollte diese Methode mit den Angestellten im Vorfeld besprochen werden. Das Personal kann unzufrieden sein, wenn es pauschal anhand der einfachen Berechnung mit dem Fahrtkostenzuschuss abgespeist wird, da sie alle unterschiedliche Anwesenheitszeiten und Anfahrtswege haben.
Da in den meisten Unternehmen eine automatisierte Zeiterfassung installiert ist, kann der Fahrtkostenzuschuss aber auch einfach auf der Grundlage der tatsächlichen Anwesenheit berechnet werden.
Wann ist der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei?
Der Fahrtkostenzuschuss ist nur in zwei Fällen steuerfrei und auch von der Sozialversicherung befreit.
Erstens ist das die doppelte Haushaltsführung. Wenn also ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin für den Job extra eine zusätzliche Wohnung gemietet hat, um dort während einer Auswärtstätigkeit zu wohnen.
Der zweite Fall ist ein Fahrtkostenzuschuss für Auszubildende, wenn es sich um Fahrten zur Berufsschule handelt.
Entgegen der Annahme, dass der Fahrtkostenzuschuss bei einem Minijob steuerfrei ist, muss auch dann der Pauschalsteuersatz von 15 Prozent angewendet werden. Für den Minijobber oder die Minijobberin ist der Fahrtkostenzuschuss allerdings steuerfrei, weil Zuschüsse nicht auf die 520,00 Euro, die Minijobber monatlich verdienen dürfen, aufgerechnet werden.
Fahrtkostenzuschuss: Vor- und Nachteile
Der große Vorteil vom Fahrtkostenzuschuss liegt für Unternehmen in den fehlenden Sozialabgaben. Anstelle einer Gehaltserhöhung, die ebenfalls versteuert werden muss und sozialversicherungspflichtig ist, kann ein Fahrtkostenzuschuss also ein willkommener Bonus für Angestellte sein.
Durch die pauschale Versteuerung von 15 Prozent bleiben den Angestellten häufig mehr Nettobeträge von den Bruttobeträgen übrig. Nur beim niedrigsten Steuersatz von 14 Prozent würde hier ein Nachteil für Angestellte und Unternehmen entstehen, weil die pauschale Versteuerung höher wäre.
Der Lohnsteuersatz liegt zwischen 14 Prozent und 45 Prozent. Je höher der Lohnsteuersatz ausfällt, desto mehr lohnt sich also die pauschale Versteuerung im Vergleich zu einer Gehaltserhöhung, da diese zwangsläufig irgendwann zu einem höheren Steuersatz führt.
Die Höhe der Steuersätze ist von der Lohnsteuerklasse und dem Gehalt abhängig und steigt bei einer Gehaltserhöhung an, wenn eine bestimmte Grenze überschritten wird. Die einzelnen Steuersätze können in einer aktuellen Lohnsteuertabelle eingesehen werden.