Steuerberater-Interview: „Digitale Transformation ist kein Wunschkonzert“
Geschäftsführer Armin F. Schiehser: „Wenn Sie Ihre Steuerkanzlei digitalisieren wollen, dann geht es nur so, dass Sie als Chef eine Entscheidung treffen.“
Steuerberatung ist nur ein Aspekt von vielen: Wirtschaftstreibende brauchen eine ganzheitliche Beratung – denn wer Steuern zahlt, benötigt in der Regel auch Finanzierungen, Versicherungen, Altersvorsorge und kompetente Unterstützung bei der Auswahl von Geldanlagen. Das hat Finanzexperte Armin F. Schiehser früh erkannt und bereits 2001 entschieden, nicht mehr von festgefahrenen Strukturen ausgebremst zu werden.
„Herz, Stärke, Partnerschaft“ – dafür steht das Kürzel im Namen der HSP-Gruppe, einem Steuerberaterverband mit 800 Mitarbeitern an 60 Standorten mit ungefähr 120 Beratern. Armin F. Schiehser ist Steuerberater, Geschäftsführer der HSP-Kanzlei in Lohr am Main, außerdem ist er Business Coach, Experte für Wirtschafts-/Ratingberatung und private Finanzplanung, Rating Advisor und Fachberater für Handwerk und Bau. Mit uns hat er über New Work und digitale Transformation gesprochen – und natürlich über Lexware Office.
Armin F. Schiehser, HSP Steuer Lohr, im Interview
Lexware Office: Sie haben mit Ihrer Kanzlei früh die Zeichen erkannt und auf professionelle Beratung gesetzt. Wie kam es, dass Sie Teil der HSP-Gruppe wurden?
Armin F. Schiehser: 2001 hatte ich mich aus der Sozietät verabschiedet, bei der ich als Steuerberater eingestiegen war – denn die älteren Kollegen damals hatten wenig bis kein Verständnis dafür, dass ich beispielsweise private Vermögenspläne für meine Mandanten ausgearbeitet habe.
Solche Pläne sind extrem umfangreich und sehr aufwändig zu erstellen und ich habe deshalb ein Honorar von 5.000 DM dafür verlangt, was bei den alten Partnerkollegen auf Unverständnis stieß – dafür würden die Mandanten doch nicht zahlen. Das taten diese aber. Ich wurde mit vielen gegensätzlichen Meinungen bombardiert und fühlte mich regelrecht ausgebremst. Also bin ich ausgestiegen und habe etwa ein Jahrzehnt lang erfolgreich meine eigene Kanzlei aufgebaut und geführt. Irgendwann hatte ich aber keine Lust mehr, im Alleingang zu arbeiten und fand 2012 die HSP-Gruppe.
Lexware Office: Partner bei der HSP zu sein bedeutet, dass man nach außen hin zusammen auftritt, aber ansonsten jede Kanzlei rechtlich selbstständig ist?
Armin F. Schiehser: Genau.
Das Konzept fand ich damals schon gut. Und ich muss sagen, mich der HSP-Gruppe anzuschließen war genau die richtige Entscheidung. Wir haben uns als Aufgabe gesetzt, innovativ und mit den neuesten Technologien auf dem Markt zu arbeiten. Wir haben bei der DATEV eine ASP-Lösung und wirken entscheidend an der Entwicklung mit. Alles, was uns von der DATEV nicht schnell genug geht, das setzen wir eben selbst um.
Armin F. Schiehser
Geschäftsführer HSP STEUER Wirtschafts- und Steuerberatungs GmbH
Armin F. Schiehser begriff schon während der Lehre zum Bankkaufmann, dass optimale Beratung auch Ahnung von Steuern bedingt. Er studierte BWL – Steuern und Wirtschaftsprüfung, Bankbetriebslehre als Schwerpunkt und arbeitete dann sieben Jahre bei PWC, wo er seinen Steuerberater machte, um anschließend zunächst in eine mittelständische Steuerberatungsgesellschaft einzusteigen und parallel 1999 als erster Absolvent am Studiengang „Zertifizierter Finanzplaner“ teilzunehmen. Mit einem ganzheitlichen Beratungsansatz gründete er später seine eigene Kanzlei in Lohr am Main.
Lexware Office: Diese letzten sechs bis acht Jahre wurden von Innovationen und technischen Umbrüchen geprägt. Was war für Sie und Ihre Steuerkanzlei die bedeutendste Entwicklung? Wie hat sich die Zusammenarbeit mit Mandanten verändert?
Armin F. Schiehser: Zwischen 2012 und jetzt liegen Welten. Früher wurden Belege abgeliefert – wenn man innovativ war, sogar direkt gebucht und es wurde ein Kontoauszugmanager eingesetzt, eventuell noch ein Vorerfassungssystem. Heute beraten wir Mandanten darüber, welche Software für sie am günstigsten, beziehungsweise am besten einsetzbar ist. Wir schulen ab der Erstellung von Rechnungen, auch das Scannen von Eingangsbelegen, Führen der Kasse, um die Daten dann im Grunde schon an den Steuerberater zu übermitteln und automatisiert zu verbuchen.
Wir sind nicht mehr Buchhalter, sondern Unternehmensberater. Wir beraten unsere Mandanten darüber, welche Software am besten geeignet ist und schauen uns dazu auch ihre bisherigen Systeme an. Die Frage lautet immer: Welche Software passt am besten zum individuellen Bedarf des Klienten?
„Wir sind im digitalen Zeitalter nicht mehr Buchhalter, sondern Unternehmensberater.“
Lexware Office: Das verändert auch die Kommunikation – viele Abläufe lassen sich „remote“ erledigen. Würden Sie denn sagen, dass Sie weniger Kontakt haben mit Ihren Mandanten als vorher oder ist es einfach ein anderer Kontakt?
Armin F. Schiehser: Ich habe deutlich mehr Kontakt als vorher und es ist außerdem ein anderer Kontakt. Wir schulen unseren Mandanten: Wie können sie ihren Ablauf optimieren? Wie können sie die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater verbessern? Wie schaffen sie es, die gesetzlichen Rahmenbedingungen – das heißt vor allen Dingen die GoBD – einzuhalten, um in Zukunft bei eventuellen Prüfungen durch die Behörden und die Finanzämter auf der sicheren Seite zu sein? Das heißt also auch, wir nehmen jeden Mandanten in die Eigenverantwortung. Wir versorgen ihn mit Wissen, indem wir uns anschauen, wo er steht und ihm an dieser Stelle begegnen.
Lexware Office: Sie arbeiten dabei auch mit Lexware Office.
Armin F. Schiehser: Genau, wir arbeiten mit Lexware Office und einigen anderen Software-Lösungen wie beispielsweise „Unternehmen online“. Gerade für kleine Mandanten ist Lexware Office ein sehr gut einsetzbares Programm.
Wenn ich einen neuen Mandanten bekomme, dann schaue ich mir zuerst an, wie er bislang vorgeht. In 95 % aller Fälle macht es der Mandant – wir sprechen von kleinen Unternehmen – so: Rechnungen in Word oder Excel schreiben, die Buchhaltungsunterlagen in einen Ordner sortieren, die Kontoauszüge in einen anderen Ordner packen, ebenfalls die Eingangsrechnungen und am Ende alle Ordner so beim Steuerberater abgeben.
Und so geht es weiter: Es wird gebucht und danach erhält der Mandant seinen Ordner einfach wieder zurück. Auf der ersten Seite findet er noch eine angehängte BWA-Auswertung, mit der solch ein Mandant noch nie etwas anfangen konnte. Das war’s. Genau das beobachte ich, wenn ich mir die bisherigen Abläufe vor Ort beim Mandanten zeigen lasse.
Dann erkläre ich, „Also hören Sie zu, wenn wir das so weitermachen, dann sind Sie nicht GoBD-konform – Ihre Ausgangsrechnungen dürfen sie nicht in Word und Excel schreiben. Sie benötigen ein Programm; auch für Eingangsrechnungen, die Sie digital bekommen, denn die müssen unveränderbar abgespeichert werden. Ihre Kasse, die Sie führen, muss in einem Kassenbuch geführt werden, wo dann jeden Tag auch eine Kassenaufnahme gemacht wird, ein Kassenprotokoll.“ und so weiter.
Die Mandanten sagen mir dann normalerweise so etwas wie „Das hat mir ja noch nie jemand gesagt, und außerdem kann ich das nicht machen, weil ich kenn‘ mich ja damit nicht aus.“
Lexware Office Zu diesem Bedarf passt dann Lexware Office sehr gut.
Armin F. Schiehser: Das stimmt. Wir sagen dem Mandanten „Lexware Office ist kostengünstig und wir haben eine Kooperation mit Haufe Lexware, so dass Sie es zunächst für Zeitraum X umsonst bekommen.“ Wir bieten zudem ein Einrichtungspaket mit Schulung für die Mitarbeiter an. So können die Mandanten in Ruhe testen und bekommen alles gezeigt.
Lexware Office: Wie finden Ihre Mitarbeiter den digitalen Wandel? Die müssen ja nun auch Sachen machen, die sie sich vielleicht früher anders vorgestellt haben und während der Berufsbildung noch nicht absehbar waren. Wie war denn die Reaktion?
Armin F. Schiehser: Motivierte Leute finden es gut. Vielleicht sollte ich noch erklären, dass ich in meiner Kanzlei einen völlig anderen Ansatz habe als 90% der Steuerberater ihn immer noch verfolgen. Sie kennen das wahrscheinlich: Steuerberater sind oft so organisiert, dass einer Buchhaltung macht, einer Löhne, ein anderer die Einkommenssteuer und wieder ein anderer den Abschluss.
Ich strukturiere ganz anders. Bei mir gilt der Beratungsansatz „Mandantenbetreuer“. Mandantenbetreuer betreuen ein Mandat ganzheitlich. Das heißt, die machen die FIBU, die Löhne, die machen den Abschluss und die Steuererklärung. Alles. Sie sind der erste Ansprechpartner für den Mandanten – für alles.
Lexware Office: Das hat natürlich den Vorteil, dass sie den Überblick haben und entsprechend beraten können, weil sie alles überblicken.
Armin F. Schiehser: So ist es, genau. Außerdem hat praktisch jeder Mandantenbetreuer seinen eigenen Auszubildenden, der komplett alle Bereiche lernt. Ich bilde auch sehr viel aus.
Das ist viel weniger eintönig, aber auch anstrengender. Das geht nur für die Leute, die halt wirklich motiviert sind. Für die geht das, die lernen richtig was. Sie sind dann wirklich gut. Ein Azubi, der ist nach einem halben Jahr bei uns schon komplett effektiv und produktiv.
Lexware Office Gab es denn auch Innovationsansätze, die Ihnen überhaupt nicht gefallen haben, bei denen Sie selbst sagten, das ist eher nicht meins?
Armin F. Schiehser: Nein, das gab’s überhaupt nicht. Im Grunde ist es doch so: Wenn Sie Ihre Steuerkanzlei digitalisieren wollen beziehungsweise die Mandanten digitalisieren wollen, dann geht es nur so, dass Sie als Chef eine Entscheidung treffen. Und die Entscheidung muss laufend lauten „Entweder digitalisiere ich alle oder ich lass es.“
Mittlerweile sind 95 % meiner Mandanten digitalisiert. Natürlich, einige Mandanten haben das erst mal nicht von sich aus selber gemacht – da haben wir die Sachen halt selber eingescannt.
Lexware Office Hoffentlich lassen diese Mandanten sich auch noch von einer digitalen Buchungslösung überzeugen … nutzen Sie als Steuerberater den Lexware Office Steuerberaterzugang? Was gefällt Ihnen an Lexware Office?
Armin F. Schiehser: Mir gefällt, dass Lexware Office einfach ist und daher bedienerfreundlich für die Mandanten.
Zudem gefällt mir, dass sich über die DATEV-Connect-Online-Schnittstelle die Belege wirklich sehr gut hochladen lassen und dass Rechnungsformulare schnell eingerichtet sind. Dass der Mandant seine Eingangsrechnungen sehr gut einscannen kann, sehe ich ebenfalls als Pluspunkt. Lexware Office ist natürlich auch wirklich für kleine und Kleinstunternehmen sinnvoll, wirtschaftlich und preislich gesehen. Also wirklich ein sehr gutes Programm.
Lexware Office: Es freut uns, dass Lexware Office Sie überzeugt! Eine solche Buchhaltungslösung macht sicherlich auch den Mitarbeitern mehr Spaß als ein Pendelordner.
Armin F. Schiehser: So ist es. Vor allen Dingen dann, wenn sie einen Abschluss machen – dann haben sie die ganzen Belege bereits digitalisiert und müssen nicht mehr in Ordnern rumkrautern. Das ist schon eine ganz andere Dimension.
Lexware Office: Für Steuerkanzleien ein Stück Zukunft. Vor allen Dingen ist es eins, was man sich nicht jeden Tag wieder neu erobern muss, sondern man kann das einfach nutzen und sich dann darauf konzentrieren, andere Sachen – neue Produkte, Beratungsprodukte und so weiter – zu entwickeln.
Armin F. Schiehser: So ist es, genau. Ich würde sagen, bei uns ist aktuell gut ein Drittel der Mandanten Lexware Office-Anwender … Tendenz steigend.
„Mir gefällt, dass Lexware Office so einfach und bedienerfreundlich ist für die Mandanten – außerdem ist es eine wirtschaftlich wirklich sinnvolle Lösung für kleine Unternehmen.“
Lexware Office Was sagen Sie zu Kollegen, die sich nicht auf die Begleiterscheinungen der Digitalisierung einlassen wollen?
Armin F. Schiehser: Ganz ehrlich? Da muss aus meiner Sicht eigentlich der Druck erhöht werden, zum Beispiel durch die Steuerberaterkammer. Da muss man halt auch mal eine Rüge aussprechen oder die Steuerberaterzulassung entziehen!
Es gibt sogar Steuerberater, die sagen ihren Mandanten „Ah, das mit den GoBD, das muss man nicht so ernst nehmen und da muss man sich nicht so verrückt machen.“ Aber gesetzliche Vorgaben sind nicht optional. Das ist aus meiner Sicht grob fahrlässig !
Manche sagen „Meine Mandanten wollen aber gar nicht digitalisieren.“ Denen antworte ich dann „Meine Mandanten wollten zunächst auch nicht digitalisieren – doch es kommt ja immer darauf an, wie ich die Leute anspreche, sie informiere und was ich ihnen anbiete.“
Es wird sich nun in den nächsten fünf bis zehn Jahren die Spreu vom digitalen Weizen trennen, weil veraltete Geschäftsfelder durch innovative Abläufe abgelöst werden. Digitale Transformation ist nun mal kein Wunschkonzert.
Lexware Office: Vielen Dank für die Einblicke und das spannende Interview.
