Vorkasse
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Vorkasse als Zahlungsart im eigenen Shop
Unternehmen, die einen eigenen Shop im Internet betreiben, müssen sich unter anderem Gedanken über die Zahlungsmöglichkeiten für ihre Kunden und Kundinnen machen. Eine Variante stellt dabei die Vorkasse dar. Wie diese genau funktioniert und was dabei beachtet werden muss, erfahren Sie in diesem Artikel.
Die Bedeutung der Zahlungsart Vorkasse
Vorkasse als Zahlungsart erklärt sich im Grunde bereits durch den Namen. Es handelt sich dabei um eine Vorauszahlung. Wenn Sie in Ihrem Shop Vorkasse anbieten oder sogar darauf bestehen, dann müssen Kunden und Kundinnen, die in Ihrem Shop einkaufen, die entsprechende Rechnung bezahlen, bevor die Ware versendet wird.
Der Sinn dahinter ist klar: Durch die Vorkasse kann es nicht zu Zahlungsverzug oder gar Zahlungsausfällen kommen. Sie bietet Unternehmen also eine gewisse Sicherheit.
Sie ist allerdings auch mit gewissen Risiken verbunden, da viele Kund:innen nicht in Vorkasse gehen wollen und deshalb lieber woanders einkaufen.
Alle Arten der Bezahlung sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) festgehalten. Vorkasse ist mehr oder weniger eine Sonderform, da das BGB vorsieht, dass Geschäfte so abgeschlossen werden, dass Ware und Bezahlung zur gleichen Zeit ausgetauscht werden. Man könnte sagen, dass die Gesetze dahingehend ein wenig der Zeit hinterherhinken und noch aus einer Ära stammen, als Geschäfte größtenteils vor Ort abgeschlossen wurden.
Vorkasse ist trotzdem eine völlig legale und legitime Zahlungsart, denn das BGB sieht zwei Alternativen zu der gestellten Regel. Zum einen darf bei einer unverbindlichen Präsentation der Waren das verbindliche Angebot erst im Nachhinein bestätigt werden und zum anderen können Kund:innen ein verbindliches Angebot freiwillig unter den gegebenen Bedingungen annehmen. Eine von beiden Varianten trifft auf jeden Online-Shop zu.
In beiden Fällen, und grundsätzlich bei der Vorkasse, kommt ein Vertrag erst zustande, wenn der vereinbarte Vertrag in Form der Vorkasse bezahlt wurde. In dem Moment greifen dann auch alle rechtlichen Bindungen wie die AGB oder vertragliche Klauseln.
Bei der Vorkasse wird zwischen drei Arten unterschieden, die sich zwar gleichen, aber minimale Abweichungen aufweisen:
Die gesetzlich zulässige Vorkasse
Diese Art der Vorkasse findet man häufig bei Urlaubsreisen. Reiseveranstalter verlangen häufig, dass die Kund:innen in Vorkasse gehen. Dafür müssen die Reiseanbieter allerdings einen gesetzlichen Reisesicherungsschein vorlegen.
Die gesetzlich zulässige Vorkasse beträgt dann beispielsweise 20 Prozent des verlangten Betrags. Im Falle der Reiseveranstalter würde die Reise also erst dann gebucht werden, wenn bereits 20 Prozent der Kosten bezahlt wurden.
Auch in Anwaltskanzleien ist diese Art der Vorkasse recht üblich. Bei notariellen und ärztlichen Leistungen ist Vorkasse allerdings grundsätzlich untersagt.
Die vertraglich vorgesehene Vorkasse
Eine vertraglich vorgesehene Vorkasse findet man überwiegend im Online-Handel. Häufig wird diese als Zahlungsmethode für neue Kunden und Kundinnen festgelegt. So soll sichergestellt werden, dass neue Kund:innen ihre Rechnungen bezahlen. Nach gewisser Zeit beziehungsweise einer bestimmten Anzahl an Bestellungen werden dann meistens auch die sonst gängigen Zahlungsarten freigeschaltet.
Allerdings sollten Kund:innen stutzig werden, wenn Online-Shops ausschließlich Vorkasse als Zahlungsart anbieten. Dann kann es sich auch um ein Betrugsgeschäft handeln.
Eine andere Form der vertraglich vorgesehenen Vorkasse sind die Karten für Prepaid-Handys. Diese müssen durch eine vorher geleistete Zahlung aufgeladen werden, damit alle Funktionen des Handys genutzt werden können.
Im Außenhandel
Im Außenhandel ist die Vorkasse schon seit langer Zeit gängige Praxis. Importgeschäfte werden häufig durch Vorkasse abgehandelt. Dabei ist die Vorkasse häufig sogar nötig, damit die gewünschte Ware überhaupt hergestellt werden oder versendet werden kann, weil das Geld direkt dafür verwendet wird.
Importeure und Importeurinnen sichern sich meistens ab, indem sie gleichzeitig eine Anzahlungsgarantie von einer Bank durch den Exporteur oder die Exporteurin verlangen. Der Export funktioniert also häufig nur, wenn eine Bank eine Zahlungsgarantie erteilt. Alternativ ist es auch möglich, dass die Anzahlung aus der Vorkasse an die Bank gezahlt wird und diese den Betrag erst weiterleitet, wenn die Ware übergeben wurde.
Vorkasse dient zwar als Absicherung für das herstellende Unternehmen, aber stellt eben auch ein gewisses Risiko für die Kunden und Kundinnen dar. Durch die Zwischenschaltung einer Bank sind letztlich beide Seiten so gut es geht abgesichert.
Wie lange hat man Zeit, um eine Zahlung per Vorkasse vorzunehmen?
Die Regelungen für die Vorkasse und Vorauszahlungen sind ein wenig schwammig, was genaue Zeitfenster angeht. Zum einen gilt normalerweise, wie bereits beschrieben, dass Waren und Bezahlung eigentlich zeitgleich ausgetauscht werden sollen und zum anderen muss eine Ware normalerweise erst dann bezahlt werden, wenn eine Rechnung vorliegt.
Beides ist bei der Vorkasse nicht der Fall. Die Ware kommt erst, wenn die Zahlung bereits erfolgt ist und die Rechnung liegt in der Regel der Ware bei, die aber eben schon bezahlt sein muss, wenn sie ankommt.
Im Fall der Vorkasse gilt also schlicht, dass die Ware bezahlt werden muss, damit die Ware ausgehändigt wird. Je länger sich die Zahlung hinauszögert, desto länger dauert es also, bis die Ware übergeben wird.
Darüber hinaus gibt es gesetzliche Regelungen im BGB, die von der Vorkasse ausgehebelt werden. Für gewöhnlich besteht für beide Seiten eines Kaufvertrags ein Zurückbehaltungsrecht. Das bedeutet, Käufer:innen dürfen mit der Begleichung von Rechnungen warten, bis sie sich über die Qualität und Vollständigkeit von Waren überzeugt haben. Das entfällt im Rahmen der Vorkasse logischerweise.
Andersherum dürfen Verkäufer:innen Waren zurückhalten, wenn sie annehmen, dass Kund:innen diese nicht bezahlen können. Das wird durch die Vorkasse obsolet, da die Ware ohnehin zurückgehalten wird, bis sie bezahlt wurde.
Wie bezahlt man mit der Vorkasse? Die Zahlung kann zum Beispiel über eine Überweisung erfolgen.
Der schlechte Ruf
Im Grunde hat Vorkasse nicht per se einen schlechten Ruf. In den letzten Jahren ist sie aber ein wenig in Verruf geraten, da viele betrügerische Online-Händler sie verwenden, um sich zu bereichern. Dabei wird das Geld von Kund:innen eingesackt, aber keine, falsche oder defekte Ware ausgeliefert. Einen Support für Kunden und Kundinnen gibt es von diesen Shops nicht oder die Kund:innen werden auch dort betrogen, indem sie mit Ausreden vertröstet werden.
Wie bereits in diesem Artikel erwähnt, sollten Sie bei Online-Shops vorsichtig sein, die ausschließlich die Vorkasse als Zahlungsart anbieten. Anfangs ist das normal, aber es sollte immer die Möglichkeit bestehen auch weitere Zahlungsarten freizuschalten, wenn man sich als zahlungsfähige:r Kund:in bewiesen hat.
Eine weitere Gefahr ist natürlich, dass Unternehmen in die Insolvenz gehen und Kund:innen deshalb ihre Ware nicht erhalten. Die geleistete Vorkasse fließt dann in die Insolvenzmasse und kann nicht zurückerstattet werden. Das ist aber tatsächlich eher selten der Fall.
Vorteile und Nachteile der Vorkasse
Die Vorkasse hat im Grunde viele Vorteile, aber auch gewisse Nachteile, die bedacht werden sollten. Bei der Auswahl der Zahlungsarten für einen Online-Shop beispielsweise steht Vorkasse sicher immer im Raum, aber ob sie wirklich den gewünschten Erfolg bringt, kann nicht eindeutig gesagt werden.
Die Vorteile
Die Vorkasse bietet den Shopbetreiber:innen eine grundsätzliche Sicherheit, was Zahlungseingänge angeht. Weder muss auf Zahlungen gewartet werden, für die die Ware bereits versendet wurde, noch können Zahlungsausfälle stattfinden.
In dem Zusammenhang werden auch Kosten gespart, da es nicht notwendig ist, Mahnungen zu schreiben oder ein Inkasso-Unternehmen anzuheuern, um Forderungen einzutreiben.
Generell ist die Vorkasse eine Zahlungsart mit sehr geringen Kosten für das Unternehmen. Im Grunde kommen keinerlei zusätzlichen Kosten auf Sie zu, wenn Sie die Vorkasse anbieten. Das Einzige, das hier eingerechnet werden muss, ist der Aufwand für die Buchung und Kontierung, die auch mit jeder anderen Zahlungsart einhergehen. Im Falle der Vorkasse kann es sogar übersichtlicher sein, weil die Zahlungsmethode im Grunde keine Teilzahlungen vorsieht oder offene Forderungen zusätzlich bilanziert werden müssen.
Die Nachteile
So schön die Vorteile aus rein finanzieller Sicht auch sein mögen, stellt sich an der Stelle auch der größte Nachteil der Vorkasse ein: Kunden und Kundinnen mögen Vorkasse in der Regel nicht beziehungsweise fehlt ihnen das Vertrauen in diese Zahlungsmethode.
Das liegt natürlich daran, dass zwielichtige Online-Shops die Vorkasse in Verruf bringen, aber auch an der Bearbeitungszeit. Geduld ist eine Tugend, die in unserer schnelllebigen Welt immer weniger verbreitet ist. Kund:innen wollen am liebsten alles sofort in der Hand halten, wenn sie es kaufen. Gerade die Vorkasse hat da aber den Nachteil, dass es ein wenig dauern kann, bis das der Fall ist.
Kunden und Kundinnen gehen natürlich nicht gerne das Risiko ein, für etwas zu bezahlen, ohne eine Sicherheit zu haben, dass sie das bestellte Produkt auch wirklich erhalten. Dieses Risiko sorgt dafür, dass sie den Bestellvorgang vorzeitig abbrechen oder sich direkt woanders nach dem gewünschten Produkt umschauen.
Es besteht also immer die Gefahr, dass durch Vorkasse der Umsatz deutlich geringer ausfällt als gewünscht. Deshalb sollten in jedem Fall alternative Zahlungsmethoden angeboten werden. Wenn nicht für neue Kund:innen, dann doch immerhin als Option für die Kundschaft, die sich als vertrauenswürdig erwiesen hat.
Eine gute Alternative zur Vorkasse ist übrigens die Sofortüberweisung. Einzige Voraussetzung dafür ist, dass der Kunde oder die Kundin Online-Banking zur Verfügung hat. Dann kann eine Bestellung per Sofortüberweisung bezahlt werden, was zur folge hat, dass das Unternehmen direkt eine Zahlungsbestätigung erhält, auch wenn der Betrag wegen der Bearbeitungsdauer der Bank vielleicht erst in ein oder zwei Tagen tatsächlich auf dem Konto eingeht. So kann umgehend die Ware versendet werden und die Wartezeiten fallen für beide Seiten so kurz wie möglich aus.