Sie befinden sich auf der Lexware Office-Website für Steuerberater
Hier kommen Sie zur Lexware Office-Hauptseite
KI-Kom­pe­tenz-Pflicht
KI-Kom­pe­tenz-Pflicht

Ab Fe­bru­ar 2025:
KI-Kom­pe­tenz-Pflicht

Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen sicherstellen, dass alle Nutzer:innen über KI-Kompetenz verfügen. Das betrifft auch so ziemlich jede Kanzlei.

Breadcrumb-Navigation

    Am 2. Februar 2025 tritt Artikel 4 der der KI-Verordnung (KI-VO) in Kraft: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen sind nun in der Pflicht, ausreichende KI-Kompetenz bei allen Personen sicherzustellen, die mit dem Betrieb und der Nutzung der jeweiligen genutzten KI-Systeme befasst sind. Das ist zwar sinnvoll, klingt aber auch kurzfristig und schwer umsetzbar oder nachvollziehbar, denn viele Steuerkanzlei-Inhaber:innen erfahren erst jetzt davon.

    Autor:in: Carola Heine

    Veröffentlicht:

    Kategorie: Steuerberater:innen

    KI-Kompetenz-Pflicht: Der verantwortungsbewusste Umgang mit künstlicher Intelligenz in Kanzleien

    Wie können Unternehmen der KI-Kompetenz-Pflicht nachkommen und gleichzeitig die Chancen nutzen, die mit den bestehenden und zukünftigen Möglichkeiten verbunden sind? KI übernimmt immer mehr Aufgaben und wird mit immer größerer Selbstverständlichkeit in geschäftliche Abläufe aller Art integriert. Mit Bezug darauf unterstreicht Art. 4 KI-VO, der auf Aufbau von Wissen, Erfahrung und Bewusstsein abzielt, auch die wachsende Bedeutung eines verantwortungsvollen und informierten Umgangs mit Künstlicher Intelligenz im Unternehmen.

    Art. 4 KI-VO mit der Überschrift „KI-Kompetenz“, der nach Art. 113 lit. a KI-VO bereits am 02.02.2025 in Kraft tritt, lautet:

    „Die Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen, wobei ihre technischen Kenntnisse, ihre Erfahrung, ihre Ausbildung und Schulung und der Kontext, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, sowie die Personen oder Personengruppen, bei denen die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, zu berücksichtigen sind.“

    Art. 3 Nr. 56 KI-VO bezeichnet „KI-Kompetenz“ als „die Fähigkeiten, die Kenntnisse und das Verständnis, die es Anbietern, Betreibern und Betroffenen unter Berücksichtigung ihrer jeweiligen Rechte und Pflichten im Rahmen dieser Verordnung ermöglichen, KI-Systeme sachkundig einzusetzen sowie sich der Chancen und Risiken von KI und möglicher Schäden, die sie verursachen kann, bewusst zu werden“.

    KI-Kompetenz heißt also, ein System nicht nur zu nutzen, sondern die Möglichkeiten so gut wie die Risiken zu kennen und zwar in Verbindung mit den zu lösenden Aufgaben und nicht einfach nur so – über technische Kenntnisse hinaus umfasst die Anforderung erworbener Kompetenz auch die sozialen, ethischen und rechtlichen Implikationen der KI-Nutzung.

    Kurz: Die Menschen müssen in die Lage versetzt werden, fundierte Entscheidungen zu treffen.

    Linienmuster

    Wer ist von der Umsetzung der KI-Kompetenz-Pflicht betroffen?

    Art. 4 KI-VO verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen:

    Anbieter:in ist gem. Art. 3 Nr. 3 KI-VO, wer ein KI‑System entwickelt oder entwickeln lässt und es in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt.

    Betreiber:in ist gem. Art. 3 Nr. 4 KI-VO, wer ein KI‑System in eigener Verantwortung verwendet – solange das KI‑System im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit verwendet wird. Das trifft auf alle Unternehmen zu, die für berufliche, geschäftliche Tätigkeiten gezielt KI-Systeme einsetzen (lassen) oder diese aktiv dulden.

    Risiken bei Nichteinhaltung von Artikel 4 KI-VO?

    Das Nichtergreifen kompetenzbildender Maßnahmen kann als Verletzung von Sorgfaltspflichten gewertet werden – sobald es um Haftung und Fehler geht, kann das nach hinten losgehen. Es geht bei der Umsetzung der KI-Kompetenz-Pflicht also auch darum, gesetzliche Risiken zu minimieren.

    „Die Regelung zur KI-Kompetenz-Pflicht ist tatsächlich Neuland, dürfte aber Gültigkeit haben. Da inhaltlich nichts konkretisiert wird, muss jeder Unternehmer / Geschäftsführer nach eigenem Ermessen und in eigener Verantwortung darüber entscheiden, welche Fortbildungen er für angemessen hält. Das ist ja auch sehr sinnvoll und besser als die Verbots- und Regelsysteme, die wir sonst kennen - wollen wir hoffen, dass es dabei bleibt. Die Verbandsfortbildungen bilden eine breite Vielfalt ab und sicherlich wird da jede Kanzlei fündig.“

    Christian BökeSteuerberater und Vizepräsident des Deutschen Steuerberaterverbands

    Sinnvolle Maßnahmen zur Kompetenzentwicklung

    Wo also fängt man an, um der Regelung nachzukommen und dabei aber auch Maßnahmen zu ergreifen, die eigene Prozesse voranbringen? Die Rechtsanwältin und Digitalisierungsexpertin Dr Kristina Schreiber empfiehlt einen zweistufigen Ansatz:

    Im ersten Schritt sollte intern ein Fundament gelegt und Basiswissen vermittelt werden, im zweiten dann auf geeignete KI-Kursangebote zurückgegriffen werden.

    Mögliche Maßnahmen als Grundlage der KI-Kompetenzbildung:

    • Compliance-Richtlinien und ethische Grundsätze erarbeiten
    • inklusive Best Practices und Orientierungshilfen für Mitarbeiter:innen
    • Erfahrungen und Wissensstände der Mitarbeiter einbeziehen
    • Regelmäßige Fortbildungen und Schulungen, mindestens
    • Grundlagenschulungen zur Vermittlung von KI-Kompetenz ab 02.02.25

    Eine Bestandsaufnahme ist ein logischer erster Schritt – häufig nutzen Mitarbeiter:innen auf eigene Faust KI-Tools wie ChatGPT zur Lösung von Marketingaufgaben und zum Formulieren stressiger Mails oder Tools, auf die Führungskräfte von selbst nicht kommen würden.

    Haftungsfragen – worauf Kanzlei-Inhaber:innen jetzt achten sollten

    Noch ist die KI-Kompetenz-Pflicht den meisten Steuerberater:innen unbekannt, was sich jetzt gerade ändern dürfte. Wir freuen uns, dass Dr. Markus Wollweber, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht, die Zeit für eine kurze Einschätzung gefunden hat, auf welche Punkte es jetzt mindestes zu achten gilt:

    1. Datenschutz und Mandantenschutz:: Keine Eingabe personen- oder mandatsbezogener Daten in externe KI-Systeme. Sensibilisierung für die DSGVO und berufsrechtliche Geheimhaltungspflichten.
    2. Verifizierung von KI-Ergebnissen: Überprüfung von KI-Ergebnissen auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Verantwortung für die Endkontrolle der Arbeitsergebnisse bleibt beim Menschen.
    3. Zustimmung und Lizenzierung: Nutzung beruflicher KI-Systeme nur mit Zustimmung des Arbeitgebers. Sicherstellen, dass eingesetzte KI-Systeme ordnungsgemäß lizenziert sind.
    4. Installation von KI-Software: Installation von KI-Software nur nach vorheriger Abstimmung und Genehmigung durch den Arbeitgeber.
    5. Nutzung durch Mandanten? Abschluss einer Datenverarbeitungsvereinbarung und einer Nutzungsvereinbarung, die auf Haftungsbegrenzungen und fehlende Richtigkeitsgewähr hinweist.
    6. Gewerbesteuerrisiko: Risiken einer Gewerbesteuerpflicht durch den Einsatz von KI ohne menschliche Kontrolle.
    7. Unzulässige Rechtsdienstleistungen? Abgrenzung zwischen erlaubten und unzulässigen Rechtsdienstleistungen. Überprüfung, ob KI-erzeugte Dokumente, wie Vertragsentwürfe, als Rechtsdienstleistung gelten könnten.
    8. Fortbildung: Regelmäßige Fortbildung zu neuen KI-Technologien und deren rechtlicher Einordnung. Klare Verantwortungsübernahme trotz Nutzung unterstützender KI.

    Vielen Dank für den wertvollen Input. Wir planen außerdem zeitnah eine Podcast-Folge zum Thema mit Dr. Markus Wollweber, um Kanzleien wertvolle Informationen vor allem für die Zusammenarbeit mit KMU zum Thema KI zu liefern.

    Lexware Office Starter-Paket für Steuerberater

    Möchten auch Sie digital mit Ihren Mandanten über Lexware Office zusammenarbeiten? Dann nutzen Sie unser Lexware Office Starter-Paket. Gemeinsam analysieren wir Ihren Bedarf, schulen Sie und Ihre Mitarbeiter und unterstützen Sie bei der Lexware Office Einführung bei Ihren Mandanten.

    Buchen Sie das Paket jetzt zur Einführung für 0€ statt 599€.

    lxlp